Transparens skaber effektivitet

I denne artikelserie sætter vi fokus på begrebet ’transparens’ og fortæller om vores erfaringer med, at transparens i opgave- og ressourcestyring kan udgøre en del af grundlaget for at skabe både overblik, effektivitet og fremdrift i hele organisationen. Alle erfaringer siger dog også, at det sjældent er nemt at implementere ændringer i processer og etablerede arbejdsgange, og det kræver både planlægning og en god portion forandringsledelse. Du kan finde mere inspiration til, hvordan I kan arbejde med jeres aktivitetsstyring her. Der er ingen ’one size fits all’, som kan fungere i alle organisationer. Ikke desto mindre ser vi, at selv små skridt i retning mod mere transparens kan bringe værdi, både i det givne område, men også i andre dele af organisationen. Modellen giver et billede af, hvordan transparensen kan sprede sig i organisationen.

Transparens – det starter i de daglige opgaver

Hvis virksomheden ikke har styr på og overblik over, hvordan opgaver flyder gennem organisationen, kan det være svært at udnytte medarbejdernes kompetencer og tid. Vores erfaring fra mange større virksomheder i Danmark viser, at agile arbejdsmetoder, for eksempel kanban og Scrum kan være med til at skabe mere effektivitet, overblik og transparens – både på opgaveniveau, på projektporteføljeniveau og på strategisk niveau.

I store virksomheder kan det være svært at skabe de rette processer for opgavehåndtering og opgaveflow – der er mange opgaver og mange mennesker i spil. Typisk har organisationen skabt nogle organiske rammer, som ikke har ændret sig synderligt over tid, selv om organisationen er vokset og kravene fra omgivelserne har ændret sig. Det kan give god mening at kigge nærmere på nogle af de værktøjer og metoder, som kan hjælpe med at opridse og designe processer for opgavestyringen. Vi vælger her at fokusere på to agile værktøjer/tilgange, som har vist sig at være effektive til at skabe transparens.

Kanban

Kanban er et planlægningssystem, som fortæller brugerne om, hvad der produceres, hvornår det produceres og hvor meget, der skal produceres. Metoden er oprindelig udtænkt til brug i for eksempel supermarkeder, hvor der er et træk på de forskellige produkter, og det er vigtigt at sørge for, at der hele tiden er varer på hylderne. Principperne kan imidlertid overføres til for eksempel indkommende support-sager i en IT-afdeling eller udviklingsopgaver i et team eller projekt. Kanban fokuserer på at visualisere workflows’ene og at begrænse antallet af samtidige opgaver. Samtidig er læring og forbedring vigtig, så man kan opnå både reduktion af gennemløbstid og højnelse af kvalitet. I praksis centrerer kanban sig om en tavle, hvor opgaverne flyttes (på brikker eller sedler) fra én status til en anden. Visualiseringen af opgaverne på tavlen giver et overblik og skaber transparens for alle involverede.

Scrum

Scrum-metoden lægger også op til en visuel håndtering af opgaver i forbindelse med arbejde i teams. Læs mere om Scrum her. Metoden forholder sig samtidig til roller og ansvar i det enkelte team. Teams arbejder indenfor afgrænsede perioder (sprints) med definerede mængder af opgaver, i modsætning til kanban, hvor arbejdet foregår i en løbende proces. Tavlemetoden, som bruges i kanban, er tit i spil i Scrum-teams, men i mange virksomheder har teams’ene ikke mulighed for at sidde på samme lokation, så digitale værktøjer, som for eksempel Jira kan bruges til at sikre, at der er transparens i opgaverne og at alle teammedlemmer har overblik og kan deltage på lige fod i arbejdet.

Kanban og Scrum har mange grundlæggende fællestræk: For eksempel er nogle af deres overordnede mål at forhindre multitasking og at skabe overblik og transparens ved at visualisere opgaverne. De to tilgange kan sagtens forenes og man kan udvælge elementer, så processer og retningslinjer tilpasses den enkelte organisation. Det betyder også, at organisationer, som ellers ikke benytter agile metoder, godt kan udnytte fordelene ved de to tilgange. Målet med at indføre metoder og processer bør være pragmatisk: at vi gør det for at skabe de bedst mulige betingelser for effektivitet, kvalitet og motivation i arbejdet. Den pragmatiske tilgang er central: En indførelse af nye metoder og principper skal give mening for de berørte medarbejdere og gøre en positiv forskel i deres daglige arbejde – ellers er sandsynligheden for at ændringerne kommer til at virke effektivt minimal.

Transparens

Én ting er, som beskrevet ovenfor, at agile tilgange som kanban og Scrum kan sikre, at opgavestyring og -løsning kommer til at fungere mere effektivt og smidigt, men en anden vigtig fordel ved at forbedre området er, at organisationen opnår en større grad af transparens. De to agile metoder synliggør opgaverne og det giver et godt, samlet billede af, hvad organisationen fokuserer på – og hvad den ikke fokuserer på. Transparensen på opgaveområdet kan dermed også være med til at identificere behov for udvikling/tilførsel af kompetencer hos medarbejderne, organisatoriske optimeringer, prioritering af ressourcer og centralt, når vi taler projektledelse: styring og håndtering af den samlede projektporteføjle i en organisation.