Transparens og porteføljestyring

Overblik og transparens i det daglige arbejde på projekter og initiativer kan danne grundlag for transparens i flere sammenhænge, som styrker arbejdet med porteføljestyring:

• Organisationen får et unikt redskab, der kan hjælpe med at prioritere og træffe beslutninger om, hvilke projekter og initiativer, der kan igangsættes
• Projektledere og afdelingsledere kan proaktivt informere om status og videregive overblik til interessenter
• Interessenter (for eksempel forretningen) har et langt bedre grundlag for at klarlægge, hvad de har brug for i fremtiden og hvad udsigterne er til nye leverancer.

Overblikket på opgaveniveau kan således trække transparensen videre ind i organisationen og muliggør mere klar og valid information og forventningsafstemning på alle niveauer.

I kaastrup|andersen arbejder vi ofte i større organisationer, som har etableret et Project Management Office (PMO). En af PMO’ets opgaver er ’projektporteføljestyring’ – altså prioritering og styring af det samlede antal projekter, der er på vej, i gang eller ved at lukke ned. Her oplever vi somme tider, at porteføljestyringen sker på baggrund af mangelfulde eller ikke-eksisterende informationer: Hvis PMO’et ikke har et klart overblik over, og data om, hvad der foregår på opgaveniveau, så kan prioriteringen af projekter blandt andet komme til at bero på personlige præferencer og interne relationer – ikke på et givent projekts reelle potentiale for effektiv fremdrift og værdiskabelse.

Det er også PMO’ets opgave at sikre, at projektorganisationen (hvor opgaverne udføres) har de rette metoder og værktøjer til rådighed. Øget transparens og overblik kan være med til at tydeliggøre, om der er brug for nye processer eller nye metoder og implementering af de nødvendige elementer kan samtidig understøttes af, at behovet er tydeliggjort.

Hos en af kaastrup|andersens kunder er vi i øjeblikket i gang med implementering af Jira, som en konsekvens af, at opgaveprioritering og -styring trængte til effektivisering. Alle de involverede, fra medarbejdere til ledelse ser behovet for bedre struktur og gennemsigtighed og samtidig vil PMO’et få stor gavn af den transparens, som Jira skaber på opgaveniveau. På den måde kan man sige, at PMO’et kan hjælpe sig selv ved at sikre, at projektorganisationen har de rette rammer for at kunne levere det overblik og den transparens, som PMO’et skal bruge for at kunne varetage sin egen rolle optimalt.

Læs med, når vi i næste artikel skriver om, hvordan overblik og transparens fra opgavestyring til PMO kan være med til at sikre, at virksomhedens øverste strategi følges.