Skærp din forretning med Product Information Management

Systematik, konsistens og organisering sparer både tid, penge og daglige frustrationer og det kan måles direkte på bundlinjen. Men i mange virksomheder lever produktinformationer i mange forskellige systemer: lokale Excel-ark, der fortæller om farvekoder og priser, dokumenter på filservere, der beskriver hvilke produkter, der kan bruges sammen, databaser med billeder og 3D-renderinger etc.

Når det er tæt på umuligt at finde samtlige informationer om et produkt – endsige være sikker på, at informationerne er opdateret, så rammer det hele værdikæden, fra salg, produktion, distribution og til kundeservice. Det er der råd for med et PIM-system, der blandt andet kan være med til at sikre,

• at den rette information er tilgængelige for kunderne, når de er i købsfasen,
• at salg- og marketingfunktionen er helt skarp på både design og funktion af produkterne,
• at manualer og brugervejledninger altid er opdaterede og oversatte,
• at alle produktrelationer er dokumenterede, så det er tydeligt, hvilke produkter, der passer sammen – for eksempel i forbindelse med reservedele

Derfor kommer vi i det følgende både omkring hvad PIM er, hvilke fordele det giver dig, hvorfor du skal gå i gang med PIM og sidst men ikke mindst, hvordan du kommer i gang med det. Læs med og få inspiration til, hvordan I kan få helt styr på produktdata.

Product Information Management – hvad er det?

Product Information Management (PIM) handler om at håndtere virksomhedens store mængder af komplekse produktinformation og sørge for, at informationerne er tilgængelige i alle de relevante kanaler.

Et godt PIM-system giver en virksomhed en ’Single Source of Truth’ – forstået som ét sted, hvor alle de ’rigtige’ informationer om et produkt lever, og hvor man er sikker på, at alle data er valide. PIM-systemet giver virksomheden fuldstændig kontrol over alle produktdata og de processer, som vedrører produktdata. Dermed er PIM groft sagt en central database med alle jeres produktinformationer.

I praksis betyder det, at et godt PIM-system fjerner behovene for lokale og manuelle regneark, dokumenter og processer, hvor medarbejderne vedligeholder information om de forskellige produkter. Al information om et givent produkt findes i PIM-systemet.

Figuren viser, at input til PIM-systemet kan stamme fra både funktioner, processer og it-systemer (læs for eksempel om ERP her) og at outputkanalerne kan være både digitale eller fysiske. PIM håndterer også de processer, der styrer brugen af de mange produktinformationer. Målet er, at det skal være nemt for brugeren at benytte systemet og det skal sikres, at data lagres korrekt i de rette sammenhænge. Det betyder også, at processerne i systemet er vigtige – og er, via automatisering, med til at lette arbejdet for brugerne og samtidig sørge for, at datakvaliteten er i top. Processerne kan for eksempel være selve produktoprettelsen, styring af oversættelser, automatisk generering af SEO-data, billedhåndtering, data-godkendelse, herunder ejerskab af produktinformationer etc. Men hvilke fordele har det så at anvende et PIM system?

Hvilke fordele får vi med PIM?

Salg og kundeservice

Vi kan se på et helt grundlæggende og simpelt eksempel fra en kundeservicefunktion, hvor en potentiel kunde kontakter virksomheden for at spørge om specifikationerne på et givent produkt. I værste fald er kundeservicemedarbejderen eller sælgeren nødt til at kontakte adskillige forskellige kollegaer for at afklare for eksempel størrelse, farve, emballering og pris for at kunne give et fyldestgørende svar til den potentielle kunde. Med et PIM-system er alle data og informationer om produktet samlet ét sted, hvor medarbejderen let kan tilgå dem. PIM kan således være med til at sikre, at dine kunder modtager korrekt og relevant information om dine produkter på en konsistent og effektiv måde.

Kundernes informationssøgning

Kundeservice og salg er blot to funktioner, hvor informationerne fra PIM bringer stor værdi. PIM stiller også data til rådighed for andre systemer, for eksempel produktkonfigurering, som kan tilgås online af kunderne, webshops eller forhandlere. Hvis virksomheden tilbyder sine kunder konfigurering af produkter online, så er et velfungerende PIM-system helt centralt. PIM-systemets data sikrer, at produktkonfiguratoren giver brugerne et 100% akkurat billede af, hvordan deres ønskede produkt ser ud og fungerer. Og de mange data fra PIM-systemet er med til at sikre, at kundens produktkonfigurering ikke resulterer i et produkt, som ikke kan produceres eller fungerer efter hensigten.

Support og after-sales

Support og after-sales får et løft med et stærkt PIM system: Både ved enkle og komplekse produkter vil virksomheden være i stand til at levere en langt mere præcis og effektiv service og vejledning til sine kunder. PIM-systemet sørger for, at de produktdata, der bruges til at servicere de solgte produkter, er de rigtige og at eventuelle specifikke tilpasninger hos den enkelte kunde også tages med i betragtning.

Interne fordele

Internt er der yderligere store gevinster at hente i, at det enkelte produkt oprettes i PIM allerede i udviklings- eller indkøbsfasen. Jo før informationerne er tilgængelige, jo bedre: De efterfølgende processer i værdikæden, fra produktion til markedsføring, salg og support, kan planlægge og igangsætte deres arbejde langt mere effektivt. Et godt eksempel er markedsføringen af et nyt produkt: Det tager lang tid at planlægge eventuelle kampagner og skabe reklamemateriale, så med tidlig adgang til centrale informationer (specifikationer, tekster, diagrammer, billeder etc.), bliver time-to-market langt kortere og processerne mere effektive.

Nogle af de grundlæggende fordele er:

• Ét sted, hvor alle produktdata er samlet, og hvorfra de kan tilgås af hele organisationen – gennem hele værdikæden
• Overblik over alle produkter fra de oprettes til de nedlægges – og overblik over, hvilke data der mangler på hvilke produkter
• Levering af målrettede data til andre kanaler: for eksempel produktkonfigurator, tilpassede brugervejledninger, webshops – og overblik over, hvilke data, der leveres hvortil
• Nemmere og hurtigere lancering af nye produkter, idet alle interessenter har adgang til de relevante (og altid opdaterede) data om produktet allerede på et tidligt tidspunkt

Hvorfor skal du gå i gang med PIM?

Når niveauet, mængden og kompleksiteten af virksomhedens produktinformation stiger, vil behovet for en central database med alle produktinformationer øges. Mange virksomheder har samlet produktdata i deres ERP-system, og det kan bevirke, at ERP-systemet bliver langsomt, rigidt og dyrt at vedligeholde. Det kan også være svært at trække data ud af ERP-systemet, alt efter hvilke formater data opbevares i; somme tider kan det dreje sig om både Excel-ark og databaser. Læs mere om, hvordan vi kan bidrage til jeres forretningen gennem en ERP-implementering her.

Et PIM-system er med til at rense ERP-systemet for produktdata, så ERP-systemet kan ’koncentrere’ sig om dets kerneopgave: At håndtere alle virksomhedens transaktionsdata: De data, der benyttes for at afvikle alle interne processer, fra tilbud til leverance. I modsætning til ERP-systemet er PIM-systemet designet til at håndtere produktdata – alt det, der skal til for at sælge virksomhedens produkter.

Hvordan kommer du i gang med PIM?

Et it-system, der griber ind i hele værdikæden, skal overvejes grundigt. Inden du kaster dig ud i PIM-eventyret, er der et par spørgsmål, som du med fordel kan stille dig selv og din virksomhed for at sikre, at I har gjort jer helt klart, hvad målet med jeres PIM-system er:

• Hvor bruger I jeres produktdata – hvilke kanaler og brugere efterspørger data?
• Hvor kommer jeres produktdata fra – hvilke personer, afdelinger eller eksterne partnere leverer data til jer?
• Hvor komplekse er jeres produktinformationer – består jeres produkter af mange elementer, der måske kan sammensættes og konfigureres på forskellig vis?
• Hvilke arbejdsprocesser skal PIM kunne understøtte – er de manuelle og/eller automatiserede?
• Hvor tæt skal jeres PIM integreres med ERP-systemet – og hvilke data skal leve hvor?

Spørgsmålene ovenfor rækker langt ind i organisationen. Derfor er det grundlæggende for et PIM-systems succes, at alle interessenter er ’med på ideen’ og villige til at lægge et stykke arbejde i både design, implementering og daglig drift. Både medarbejdere, ledere og direktion skal have en forståelse for vigtigheden og være bevidste om den værdi, som PIM-systemet kan bringe til virksomheden – hvis det implementeres på optimal vis.