Rammer, retning og fart?

Rammer og retning i projekter

Der kan være mange forskellige udfordringer, når man arbejder i projekter. Både når et projekt startes op og når det er i gang, kan det brænde på med alt lige fra scoping, ejerskab, projektdeltagere til ledelse af projektet, budget, risikostyring, kommunikation, interessenthåndtering etc. Generelt er der mange aktiviteter, som skal styres. Netop aktivitetsstyring har vi samlet et hæfte om, og det kan du hente lige her. Uden rammer og retning, ingen værdiskabende fremdrift. Fremdrift kan der sådan set godt være, men hvis ikke rammerne er fastlagt og der mangler de rette kompetencer til at få dem på plads, kan det være svært at skabe fremdrift og resultater, både i starten og i løbet af selve projektforløbet.

Hvad gør vi i kaastrup|andersen?

I kaastrup|andersen har vi etableret en praksis for, hvordan vi håndterer projekter hos vores kunder. Vi har et mål om at gøre dit projekt ’Short and fat’, for at skabe resultater hurtigst muligt. Derfor anvendes k|a best practice til at hjælpe dig med at nedbryde kompleksiteten og skabe fremdrift. Med k|a best practice opnår du det bedste mix af kompetencer til din udfordring. Det løser din udfordring hurtigere uden at blive dyrere.

Du har én primær kontakt som er ansvarlig for projektet. Hertil kommer mindst en tæt tilknyttet kollega, som bidrager til at brede projektledelsens kompetencer ud - vi kalder det PM Core Team. Og mixet af de stærke kompetencer bliver endnu mere mærkbart og effektivt, idet vi internt arbejder i teams på 6-8 personer, som alle konsulenter er tilknyttet. Medlemmerne i de enkelte interne teams fungerer som sparringspartnere og støtte for hinanden. Samtidig kan konsulenterne søge støtte og ekspertise i resten af organisationen. Vores omfattende dokumentationsprocesser gør, at det er nemt at fremsøge information om, hvem der besidder relevante kompetencer og erfaringer.

Vores teambaserede setup gør det muligt

• effektivt at genanvende erfaringer fra tidligere, lignende projekter
• at øge og sikre kvaliteten af vores leverancer ved at lade kollegaer løbende reviewe
• at sikre fremdrift også i peak-perioder ved at skalere indsatsen efter behov
• at reducere omkostningerne for det enkelte projekt ved at have de stærkeste kompetencer til rådighed på det rette tidspunkt

Et konkret eksempel kan være, at et nystartet projekt mangler et veldefineret scope, en projektplan, interessentanalyse, risikoanalyse og en plan for gevinstrealisering. PM Core Teamet (den ansvarlige og den tilknyttede projektleder) vil vurdere omfanget af opgaverne og samtidig vende blikket indad i kaastrup|andersen-organisationen. Her inddrager de en kollega, som har stor erfaring med risikoanalyse og en anden, der har arbejdet indgående med gevinstrealisering. De to eksperter bringes på banen, kommer med til kunden og afvikler workshops, som resulterer i en færdig leverance af de to elementer ’risikoanalyse’ og ’plan for gevinstrealisering’. PM Core Teamet uddelegerer trygt opgaverne, idet de to hjælpende kollegaer, via det interne samarbejde, allerede er godt informeret om projektet og kundens situation.

Opskaleringen af ressourcer i opstartsperioden sikrer således parallel løsning af flere store opgaver, og projektet kommer langt hurtigere (og bedre) fra start. Kort sagt sørger vi for, at den enkelte konsulent er langt stærkere end blot en enkelt person. Det er vores erfaring, at indsatsen i starten af projektet øger kvaliteten af projektet, ikke blot fordi det kommer hurtigt fra start, men også fordi vi udnytter, at vi ved at bringe forskellige kompetencer og erfaringer på banen, er i stand til at skabe et stærkt projektgrundlag, som har positive effekter på resten af projektforløbet. Team-setuppet giver os unikke muligheder for at etablere de bedste rammer for kundens projekt helt fra projektinitieringen.

Når vi overtager et projekt, der allerede er i gang, giver team-arbejdet langt bedre grundlag for at komme i flyvehøjde hurtigt og der er kræfter til at få eventuelle hængepartier på plads. Og den løbende tilpasning af arbejdsindsatsen ved at inddrage flere eller færre personer fortsætter med at bringe stor værdi gennem alle faser af projektet. Erfaringen viser, at langt de fleste projekter løber ind i både ventetider og travle perioder, så løbende justering af indsatsen er helt oplagt.

Hvad er din forretningsmæssige fordel?

For vores kunder betyder det, at projektet er i sikre hænder fra første færd: Team-setuppet garanterer, at projektet ikke går i stå, at der er fremdrift fra første dag, at kompetenceniveauet er i top, og at projektet ikke kommer til at lide under eventuel travlhed, sygdom eller uforudsete situationer, der pludselig kan opstå. Der vil altid være flere konsulenter, der har indgående viden om projektet og er klar til at træde til, hvis der er brug for det. Tæt samarbejde, både fysisk og på distancen, er en central del af vores hverdag og er med til at sikre robusthed og leverancesikkerhed i projekterne.

Hurtigere og bedre til samme pris

Vores interne viden, samarbejde og erfaring gør, at vi øger kvaliteten indenfor prisrammen: Vores projektledere og konsulenter spiller sammen og udnytter de kompetencer, der ligger hos kollegaerne, så opgaverne løses hurtigere. Og – som beskrevet ovenfor – bringer vi ofte andre kollegaer i spil til for eksempel at afholde specifikke workshops, så du som kunde får et skarpt fokus i faciliteringen og projektlederen kan koncentrere sig om ledelsen af projektet. De timer, der forbruges på projektet, er således mere effektive. Det fleksible setup betyder også, at bemandingen er skalerbar. Den kan være lavere i perioder med færre opgaver og i travle perioder kan flere opgaver afvikles parallelt ved at tilføre flere ressourcer.