Sådan gør RPA arbejdet lettere – og mere præcist

RPA står for ‘Robotic Process Automation’ og er et udtryk, der har eksisteret siden 2001. Den første virksomhed, der brugte udtrykket, var Blue Prism, som også var de første, der skabte et RPA-værktøj.

Som navnet antyder, handler RPA om at automatisere processer. I de fleste virksomheder og organisationer udfører medarbejderne en del processer, som er rene rutineopgaver for de ansatte. Det kan være gentagne oprettelser af nye medarbejdere i HR-systemet, datavalidering, test af software etc.: Kort sagt opgaver, som er regelbaserede, digitale og med en klar, velbeskrevet proces. Især når det drejer sig om opgaver, der involverer tastearbejde, er der potentielt store gevinster både i form af lettelse af arbejdsbyrden for medarbejdere, men også minimering af risikoen for fejltastninger.

De teknologier og koncepter, der ligger til grund for RPA, kan dateres tilbage fra før selve begrebet blev taget i brug: screen scraping, kunstig intelligens, OCR og workflow automation. RPA er en værktøjskasse, der indeholder de nævnte teknologier i forbedrede udgaver samt mange flere, nye teknologier, der spiller sammen og automatiserer digitale arbejdsprocesser.

Vi kan drage en parallel til brugen af makroer i Microsoft Excel: I grove træk kan RPA ses som et makroværktøj, der kan arbejde på tværs af alle programmer (både lokale og webbaserede).

RPA kan altså udføre digitale opgaver, som ellers udføres af mennesker, ligesom vi bruger fysiske robotter til at udføre fysiske opgaver for os.

Hvordan hjælper Robotic Process Automation din virksomhed?

Formålet med at implementere RPA er at optimere og automatisere digitale arbejdsprocesser. Og RPA giver mange muligheder, her er nogle eksempler:

Undgå flaskehalse

Er der stor udskiftning af arbejdskraft i jeres branche og/eller vækster I, kan det være, at I er stødt på en flaskehals ved onboarding af nye medarbejdere. I stedet for at lade HR-medarbejdere bruge ressourcer på at oprette nyansatte medarbejdere i diverse systemer, håndtere kontrakter og bestille udstyr, kan en RPA-løsning udføre dette.

Frigør medarbejderressourcer

Ved at automatisere nogle af medarbejdernes repetitive processer frigøres medarbejderens tid. Tiden kan i stedet bruges på yderligere værdiskabelse for kunderne, for eksempel kan sælgere få mere tid til salg og kundepleje i stedet for administrativt arbejde.

Forbedret serviceniveau

Skab klarhed for kunder og leverandører med RPA. En digital robot kan for eksempel sættes op til at følge en ordre eller faktura igennem systemet og holde kunden eller leverandøren opdateret om, hvorvidt ordren/fakturaen er godkendt eller afvist og en eventuel forventet leveringstid. Det kan robotten gøre ved at efterspørge input fra de relevante medarbejdere over eksempelvis mail eller Teams, eller ved at tjekke i det relevante system.

Undgå manuelle fejl

Ved repetitive tasteopgaver sker ofte fejl, som til tider kan have store konsekvenser for forretningen. En amerikansk undersøgelse undersøgte manuel indtastning af laboratorieresultater til en elektronisk patientjournal, og fandt en fejlrate på næsten 4% ved manuel transskribering. I den slags processer kan forkert indtastning have fatale konsekvenser. På samme måde kan det have store konsekvenser for en virksomhed. Fejlraten kan nedbringes markant med et værktøj som RPA.

Højere medarbejdertilfredshed

Udover at der er risiko for at lave fejl i en repetitiv tasteopgave, kan det også være, at medarbejderne finder processen tung og uinteressant. Når medarbejderne frigøres fra kedelige repetitive processer, kan de fokusere mere på problemløsning, arbejde mere kreativt og skabe yderligere værdi for kunden. Det giver en større arbejdsglæde og tilfredshed blandt medarbejderne.

Lavere afhængighed af medarbejdere

For at udvikle og implementere effektive RPA-løsninger skal processerne standardiseres og dokumenteres. Både dokumentationen og RPA-løsningen reducerer risikoen for at miste forretningskritisk viden. Og det sikrer en fortsat eksekvering af eventuelt kritiske processer, hvis medarbejdere i kritiske stillinger bliver utilgængelige af den ene eller anden årsag.

Fordele og ulemper ved Robotic Process Automation

RPA kan give mening i mange løsninger, men nogle gange er RPA ikke det bedste værktøj til at klare en opgave. Her er nogle fordele og ulemper ved at bruge RPA fremfor mere traditionelle automatiseringsmetoder.

Fordele

• Kort udviklingstid. De fleste RPA-værktøjer giver mulighed for at arbejde i et low-code/no-code miljø, hvor det meste kode er skrevet på forhånd. Det reducerer udviklingstiden af diverse løsninger.
• Mulighed for ’Citizen Developers’. Da low-code/no-code er et typisk arbejdsmiljø for RPA-værktøj, giver det også mulighed for at oplære medarbejdere, der ikke har erfaring med programmering, så de selv kan lave simple automatiseringsløsninger, der sparer dem tid.
• Kort tilbagebetalingstid. Grundet den relativt korte udviklingstid og de ofte store potentialer for automatisering, er der tit en meget kort tilbagebetalingstid på RPA-løsninger.
• Let at vedligeholde. Modsat traditionelle automatiseringsløsninger er RPA let at vedligeholde, hvilket gør, at processer, der ofte forandrer sig, også kan blive relevante businesscases.

Ulemper

• Implementeringsomkostninger. Implementering af RPA-løsninger kræver ofte analyser og dokumentation af processer, og nogle gange oplæring af medarbejderne i de nye processer. Det kan medføre yderligere omkostninger end udelukkende udviklingsomkostninger.
• Vedligeholdelsesomkostninger. Da en RPA-robot ofte arbejder på en brugergrænseflade ligesom et menneske gør, betyder det, at hvis der kommer opdateringer til brugergrænsefladen i et system eller en webplatform, skal robotten også tilpasses. Dog er det, som nævnt i fordelene, som regel hurtigt klaret.
• Licensomkostninger. Der kan også være løbende omkostninger til licenser.

Hvordan virker Robotic Process Automation?

Processerne bliver eksekveret på et desktop-miljø, i skyen eller begge. Et eksempel er Microsofts RPA-værktøj Power Automate, som tilbyder to versioner: Power Automate (PA) og Power Automate Desktop (PAD).

PA bliver eksekveret i skyen og har indbyggede integrationer til næsten alle af Microsofts cloudprodukter. PAD bliver eksekveret på en lokal computer eller en virtuel maskine med et skrivebord. Her kan den interagere med programmer, der er installeret lokalt på maskinen.

I skyen kan køres flere processer samtidigt – også af samme slags. På desktop kan der kun eksekveres én proces ad gangen, medmindre man sætter flere virtuelle maskiner eller lokale computere op.

Hvad kan vi automatisere med Robotic Process Automation?

For at en generel proces kan automatiseres med RPA, er der to grundlæggende kriterier, som skal være opfyldt:

• Processen skal være digital eller kunne digitaliseres
• Processen skal være regelbaseret

Hvis ikke processen er digital eller hvis der ikke kan opsættes klare regler, kan processen ikke automatiseres. Rigtig mange processer kan automatiseres, men det er dog ikke ensbetydende med, at det giver forretningsmæssig mening at gøre det: Der skal være en god businesscase, for at det kan betale sig.

Følgende punkter er gode til at indikere, om det er rentabelt at automatisere en given proces:

1. Er processen vigtig for forretningen?
2. Tager processen lang tid?
3. Gentages processen hyppigt?
4. Hvor mange systemer indgår i processen?
5. Bliver der manuelt indtastet eller beregnet i processen?
6. Er de nødvendige data digitaliseret og struktureret?
7. Er processen klart defineret og dokumenteret?

Spørgsmålene kan være med til at synliggøre, om en proces er en væsentlig byrde, samt indikere hvor let den er at automatisere.

Hvis en proces optager meget tid, er regelbaseret og veldokumenteret, kan den være en oplagt kandidat til et pilotprojekt, da det med stor sandsynlighed kan give en betydelig gevinst at automatisere den.

Eksempler på processer, der kan automatiseres

On- og offboarding

Ofte er der en hel del ting der skal være styr på, når en virksomhed onboarder og offboarder medarbejdere. Det kan for eksempel være, at medarbejderen skal oprettes i forskellige systemer, der skal måske indkøbes og sættes en pc op og der skal muligvis oprettes samt underskrives flere dokumenter. Det kan til tider være en uoverskuelig proces, og der er ofte adskillige aktører involveret. Nogle af aktiviteterne bliver måske glemt eller ikke udført i tide.

RPA hjælper med at styre onboarding-processen ved automatisk at oprette den nye medarbejder i it-systemerne og sende mails samt påmindelser til de relevante aktører i processen. Det sikrer, at alle relevante medarbejdere automatisk bliver orienteret løbende om, hvad der mangler fra dem, for at onboardingen bliver tilendebragt.

Det samme gælder, når en medarbejder fratræder. Personen skal slettes fra diverse systemer, GDPR skal overholdes, og det skal eventuelt kontrolleres, om medarbejderen har indleveret diverse udstyr. Her kan en RPA-løsning sørge for, at virksomheden kommer godt i mål med offboarding.

Løbende brugertest af software

Hvis I udvikler software og har brug for løbende at teste, om diverse funktioner er upåvirkede af nye ændringer i jeres software, så kan RPA agere på et brugergrænseflade-niveau, ligesom et menneske kan.

Der kan gå mange timer med manuelt at teste de samme funktioner, især i større systemer, som måske har flere varianter af samme funktion. Med RPA kan medarbejderne hurtigt opsætte en række automatiserede processer til at teste om diverse workflows, processer og funktioner i et system agerer som forventet.

Robotic Process Automation – en overvejelse værd

RPA er ikke løsningen på alt, men det er vores erfaring, at langt de fleste virksomheder vil kunne pege på en række processer, som med fordel kan automatiseres på en lettilgængelig og enkel måde. Fleksibiliteten i RPA gør, at løsningerne er lette at tilpasse, så de altid følger virksomhedens processer – og understøtter en effektiv forretning. Den korte tilbagebetalingstid taler samtidig for, at virksomhederne tester RPA med et eller et par pilotprojekter, som hurtigt vil vise, om de valgte processer er egnede til automatisering.