På udkig efter ERP-leverandør?

Når du har besluttet at implementere et nyt ERP-system, skal du afgøre, hvad det må koste på både kort og langt sigt. Her skal virksomhedens overordnede strategi og retning med i overvejelserne, så investeringen kan understøtte jeres vækst og succes – og matche de gevinster, som du forventer.

Derfor bør du arbejde med tre parametre, som vi her kalder ’Fælles fodslag’, ’Brug luppen’ og ’Kortlægning’:

Fælles fodslag

Det er vigtigt, at alle berørte interessenter forstår projektets ’hvad’, ’hvorfor’ og ’hvordan’ – og kan se fordelene afspejlet i deres egen hverdag.

Derfor gælder det om at skabe fælles fodslag i organisationen, så alle ved, hvor I er på vej hen.

Det er klogt at udpege en referencegruppe med personer fra de mange forskellige områder, som det kommende ERP-system skal understøtte. For eksempel finans, salg, indkøb, logistik, HR etc. Referencegruppen skal levere information og sparring til projektgruppen i hele forløbet.

Brug luppen

Tag luppen frem sammen med interessenterne og skab både et overordnet og detaljeret overblik over processer, systemer og integrationer – gennem hele værdikæden.

Det er en fordel, at du allerede på dette tidspunkt udpeger en projektgruppe, hvis styregruppe bør være fast og forankret i virksomhedens øverste ledelse.
Projektgruppen tager styringen og ansvaret for hele forløbet: Gennem udvælgelse, implementering og idriftsættelse.

Projektdeltagere kan sagtens udskiftes undervejs for at sikre, at de rette kompetencer altid er til stede. Men det er centralt, at der er en fast kerne og en blivende projektleder.

En af projektgruppens opgaver er at udarbejde en overordnet kravspecifikation, inden I vælger leverandør. Det kan nemlig blive dyrt at sætte sin underskrift hos en leverandør for tidligt. I skal først have vished for, at leverandøren kan leve op til de specifikke krav i netop jeres virksomhed.

Hent endnu mere viden om dette i vores e-bog: 4 trin til succesfuld ERP-implementering.

Kortlægning

Krav og forventninger til jeres kommende ERP-system skal kortlægges, så de kan formidles klart og tydeligt til potentielle leverandører.

Det vil ofte være yderst gavnligt at besøge andre virksomheder, der benytter de ERP-systemer, som du overvejer. For der er stor forskel på, hvordan alt lige fra opdateringer og informationsflows til samarbejde med leverandører foregår.

Benyt dig af netværk hos andre virksomheder på både ledelses- og medarbejderplan. Det er en god vej til at afdække forskellige leverandørers styrker og svagheder, som de ser ud i virkelighedens verden.

Sørg også for at få demonstrationer fra forskellige leverandører. Her bør udvalgte slutbrugere deltage. Allerede her kan mange spørgsmål om funktionalitet og brugervenlighed afklares.

I kortlægningsfasen bør du bruge tid på at afsøge markedet og mulige leverandører. Som erfaren rådgiver kan vi hos kaastrup|andersen sikre en proces med fuld fokus på jeres forretnings behov.