Har du styr på gevinstrealiseringen?

Projekter og initiativer skal give mening og skabe værdi. Det betyder, at vi er nødt til at gøre det helt tydeligt, hvad det er, der skal opnås, så vi er i stand til at vurdere resultaterne ud fra en række veldefinerede mål. Det er dog lettere sagt end gjort. Gevinster kan være både helt håndgribelige og direkte målbare, som for eksempel at salget øges, men de kan også være svære at kvantificere, som for eksempel styrkelse af virksomhedens omdømme.

Uanset om din organisation arbejder ud fra traditionelle eller agile metoder, og om der er tale om et leveranceprojekt eller et udviklingsprojekt, viser vores erfaring, at der er en lang række grundlæggende overvejelser, som bør gøres for at sikre det optimale udkomme af arbejdsindsatsen. Netop konteksten: projektledelsesmetoden og projektets karakter, sætter retningen for og tilgangen til, hvordan arbejdet med gevinstrealisering bedst udføres.

Nærværende artikel tager udgangspunkt i en række velfunderede overvejelser, som primært kommer fra den traditionelle tilgang til projektledelse (PRINCE2), bakket op af kaastrup|andersens erfaringer fra mere end 1000 projekter. Som vi også kommer ind på undervejs, er tilgangen i agile metoder lidt anderledes, men mange af de traditionelle overvejelser er alment gyldige, lige meget hvordan vi arbejder med projekter, initiativer og generel forretningsudvikling.

Hvad er gevinstrealisering?

Gevinstrealisering (Benefits Realization Management) handler om at planlægge, følge op på (for eksempel med korrigerende handlinger) og høste gevinster i forbindelse med projekter og initiativer til forretningsudvikling og -optimering. Gevinstrealiseringen hænger tæt sammen med udmøntning af virksomhedens strategier, projektporteføljeledelse, forandringsledelse og projektledelse.

Vores erfaring viser, at mange projekter og initiativer igangsættes, uden der foreligger en klar definition af de gevinster, som skal realiseres. Vi ser også, at det kan være uklart, hvordan gevinsterne kobler sig til projektets business case og leverancer. Især i traditionelt drevne projekter ser vi somme tider, at fokusset på gevinster forsvinder i takt med, at projektet skrider frem. Målet kan risikere at blive, at projektet afsluttes inden for den aftalte tid og pris og ikke, at de ønskede gevinster realiseres. I agile projekter og initiativer er der oftest en større sandsynlighed for, at gevinsterne får fokus, blandt andet fordi projektteamet løbende leverer delleverancer, som evalueres og testes med det samme for at se, om de bibringer til de ønskede gevinster. Samtidig har Product Owner (når vi arbejder med Scrum-roller) et ansvar for løbende at sikre, at leverancerne bringer værdi (gevinster) til forretningen.

Der er mange fordele ved at arbejde systematisk og struktureret med gevinstrealiseringen: Indsatserne bliver mere fokuserede og skaber større værdi. Det styrker virksomhedens projektporteføljestyring og prioriteringer og det forretningsmæssige fokus sikres. Gevinstrealisering bliver dermed en del af beslutnings- og styringsgrundlaget, både i selve projekterne, men også på et mere overordnet strategisk og forretningsmæssigt niveau.

I den agile verden kan vi endda gå så vidt som til at sige, at gevinstrealiseringen, der i vid udstrækning sker undervejs, kan blive det absolut styrende element i projektarbejdet: Indhold og beskaffenhed af de enkelte leverancer kan styre udviklingen af de følgende leverancer i forskellige retninger. I yderste konsekvens kan det betyde, at slutproduktet kan være noget helt andet end forventet ved projektets start.

Hvornår starter arbejdet?

Et godt udgangspunkt er at træde et skridt tilbage og se på, hvordan organisationen generelt arbejder med gevinstrealisering:

• Hvordan identificerer I de ønskede gevinster?
• Stemmer de identificerede gevinster overens med organisationens strategiske mål?
• Tager jeres projektledelsesmodel højde for gevinstrealisering?
• Hvordan følger I op på gevinstrealiseringen gennem projektforløbet?
• Hvem ejer gevinsterne set i lyset af, at gevinster oftest (især i den traditionelle tilgang) først realiseres efter projektafslutning?

Allerede i idéfasen for et projekt eller initiativ skal de første bud på de ønskede gevinster identificeres i en struktureret form (læs mere her, hvor vi kommer med konkrete forslag). Først her kan projektets ’scope’ defineres. Og allerede her er det vigtigt at holde sig for øje, at dokumentationen af de ønskede gevinster, ud over beskrivelser af gevinsterne, skal indeholde klare og målbare mål, så det er muligt at vurdere, om de ønskede gevinster bliver realiseret.

Dokumentationen af gevinster er en del af projektgrundlaget og skal fungere som et redskab, der benyttes gennem hele projektets levetid, så (projekt)ledelsen hele tiden kan monitorere og vurdere fremdrift og potentielle risici i forhold til realiseringen af gevinsterne. Dokumentationen indgår som en central del af projektets business case og ideelt set er det her også tydeligt, hvordan projektets forventede gevinster understøtter virksomhedens strategi. Med en agil tilgang er dokumentationen ofte mere dynamisk, da de enkelte delleverancer kan være med til at ændre på de forventede gevinster.

Ansvar og roller

Idet gevinstrealiseringen hænger tæt sammen med virksomhedens overordnede strategi, er det oplagt, at relevante ledere tager et ansvar. Det kan ske gennem styregruppen, hvor de enkelte gevinster bør have en gevinstejer. Samtidig er projektlederen i sagens natur central i arbejdet og ofte forventer organisationen, at projektlederen tager et ansvar i forbindelse med realiseringen af gevinsterne. I mange virksomheder benytter man hybridmodeller (blandinger af traditionelle og agile tilgange, læs mere her) til at styre projekter og her findes ofte en styregruppe med en gevinstejer, der arbejder tæt sammen med Product Owner, som er den direkte forbindelse til forretningen, der skal nyde godt af de realiserede gevinster.

I de tilfælde, hvor organisationen lægger et (med)ansvar for gevinstrealiseringen på projektlederen, opstår der udfordringer, når projektet afsluttes. Ved projektafslutning i traditionelt ledede projekter er ofte kun en (mindre) del af de forventede gevinster realiseret, men projektlederen slipper typisk opgaven og kaster sig over næste projekt. Spørgsmålet om, hvem der sikrer, at de langsigtede gevinster realiseres, er ofte uafklaret. Lige meget hvordan den enkelte organisations rolle- og ansvarsfordeling normalt ser ud i forbindelse med projekter, er det derfor afgørende, at man bliver enige om, og tydeliggør ansvar og roller i forbindelse med gevinstrealiseringen, helt fra projektets initiering til det tidspunkt, hvor gevinstrealiseringen er fuldført. I en agil verden vil ansvaret for den opfølgende gevinstrealisering naturligt ligge hos Product Owner, som en del af det daglige arbejde med vedligehold og forbedringer af forretningens mål.

Sæt fokus på gevinsterne

For at lykkes med gevinstrealisering skal vi sørge for at anlægge et perspektiv, der hjælper os til at se et større og overordnet billede af, hvor vores organisation er på vej hen. Vi kan tale om, at vi skal gå fra et projektorienteret fokus til et forretningsorienteret fokus. Det betyder blandt andet, at et projekt ikke ’leverer ny teknologi’, men ’leverer forretningsmæssige gevinster’, at vi ikke laver en ’IT implementeringsplan’, men en ’forandringsplan’ og at interessenterne ikke er ’udsat for’ et projekt, men at de er ’involverede i’ projektet. Vi kan næsten sige, at gevinstrealisering skal være et mindset, som vi tænker ind i alt vores arbejde – det skal være grundlæggende for alle indsatser, så alle medarbejdere er med til at skabe en fokuseret retning for virksomheden.

• Vi arbejder på et projekt  → Vi arbejder for forretningen
• Vi leverer teknologi  → Vi skaber gevinster
• Vi implementerer  → Vi forandrer
• Kunden er modtager →  Kunden er involveret
• Vi styrer efter tid, ressourcer og kvalitet  →  Vi styrer efter gevinster

Læs med, når vi i artiklen her giver konkrete bud på, hvordan gevinstrealiseringen kan gribes an.

Har du fået inspiration til dit arbejde med gevinstrealisering? Vi vil gerne høre fra dig, hvis du har lyst til at dele dine erfaringer og tanker – eller har brug for en saltvandsindsprøjtning til at skabe fremdrift og værdi i dine projekter og initiativer. Vi byder på en kop kaffe og en uforpligtende snak om dine udfordringer.