Har din virksomhed ondt i data?

Når data bliver en barriere for effektivitet
For mange virksomheder betyder udfordringer med data, at de må ændre deres tilgang til data governance – en disciplin, der strukturerer, standardiserer og forbedrer datakvaliteten i hele virksomheden. At have styr på data kræver ikke blot teknik, men også en fælles forståelse og disciplineret tilgang til, hvordan data bruges. Ved at implementere god data governance kan virksomheder sikre, at deres data er tilgængelige, konsistente og pålidelige og derved undgå frustrationer og ineffektive arbejdsgange.

Symptomer på, at din virksomhed har ondt i data
Når data bliver en barriere for effektivitet, viser det sig ofte gennem disse udfordringer:

1. Svært at finde data: Efter længere tids brug kan store mængder data, mangelfulde søgefunktioner og uklare søgeord gøre det svært at finde information i systemerne. Ofte er der behov for en klar struktur og oprydning i data, så data er let tilgængelige og til at stole på.
2. Markerede data: I stedet for at inaktivere eller slette overflødig information ser man ofte, at virksomheder markerer data med fx “må ikke bruges”. Denne praksis kan skabe forvirring og føre til, at uønskede data fortsat er synlige og potentielt tilgængelige. Her er det vigtigt at sætte ind med en strategi for datalivscyklus og afvikling af forældede data, så unødvendige informationer ikke forstyrrer dagligdagen.
3. Data uden systemunderstøttelse: Mange systemer giver mulighed for fritekstfelter, der kan være fleksible, men også risikable, hvis de ikke bruges struktureret. Ukontrolleret brug af fritekst kan føre til, at data mister deres værdi, hvis de ikke valideres og understøttes af en klar struktur. Her er det afgørende med opsætning af validering og strukturer, der sikrer, at data er komplette og valide fra starten.
4. Ufuldstændige eller invalide data: Ufuldstændige data opstår, når nødvendige felter ikke udfyldes konsekvent eller korrekt. Dette kan undgås ved at opsætte valideringsregler og sikre klare retningslinjer for dataindtastning og vedligehold.
5. Manglende viden og erfaring: Ved implementering af nye systemer er det afgørende, at brugerne har den nødvendige viden. Kompetenceopbygning og løbende vidensdeling kan være en afgørende faktor for, at systemer og data anvendes korrekt og giver værdi i hverdagen.

Data governance – mere end teknik
Traditionel data governance handler om tildeling af rettigheder og kontrol over, hvem der må oprette, rette og slette data. Moderne data governance går et skridt videre og har fokus på at sikre strukturer og adfærd, der støtter korrekt brug af data i hele værdikæden og livscyklussen. Når data har den ønskede kvalitet, kan virksomhedens processer køre effektivt og uden uønskede afbrydelser.

Gode råd til at komme i gang med data governance
Data governance kræver både en tydelig ansvarsfordeling, klar struktur og vedvarende opfølgning. Et godt sted at starte er at identificere dataroller i virksomheden – herunder, hvem der ejer og forvalter data. Dataejeren fastlægger kravene til datakvalitet, mens dataforvalteren har en rolle i at træne, informere og sikre, at kollegerne følger de nødvendige procedurer. Derudover kan det hjælpe at bruge datavalidering og strukturerede processer, som gør fejl synlige så tidligt som muligt.

Den langtidsholdbare løsning
Uanset om din virksomhed står overfor et kommende ERP-implementeringsprojekt eller arbejder med ældre systemer, kan det betale sig at tage data governance seriøst. En struktureret tilgang til data sikrer, at I udnytter jeres systemer og data bedst muligt og kan give medarbejderne de bedste forudsætninger for at arbejde effektivt med data i dagligdagen.

Skal du skifte ERP-system? Bliv klogere på, hvordan du i så fald bedst håndterer din data i denne indsigt.

Vi hjælper dig i gang
Det første skridt til bedre data er at få medarbejdere, teknologi og processer til at spille sammen. Det kræver klar ansvarsfordeling, struktur og træning. Hos kaastrup|andersen tilbyder vi dedikerede projektledere, som hjælper virksomheder med at opnå præcis dette. Vores eksperter identificerer dataroller i din virksomhed, sikrer opfølgning på datastruktur og hjælper med udvikling af ”best practice” for dine data og processer.