Fra risikostyring til successikring

Risikostyring er enkelt

Grundprincipperne bag risikostyring er enkle og letforståelige: Vi skal skabe overblik over – og forholde os til tre ting:

• Hvad kan der ske?
• Hvor vigtigt er det?
• Hvad gør vi ved det?

Opgaven virker overskuelig, men vi må samtidig indse, at den ikke også er nem! Der er mange forskellige faktorer i spil, både i og omkring projektet, som har stor indvirkning på, hvilke risici, der er relevante at forholde sig til.

Det går galt fordi…

Der er mange forskellige grunde til, at projekter kommer i modvind eller endda kuldsejler. Der kan være risici, som ikke er blevet identificeret – eller at de er blevet fejlvurderet. Når vi som mennesker vurderer en given risiko, har vi en tendens til at være overoptimistiske: Vi undervurderer konsekvenserne og overvurderer vores handlemuligheder. Vi vil i øvrigt også gerne bekræftes og har en tendens til at følge hinanden, så hvis en del af en gruppe er enige om ét, er der tilbøjelighed til, at resten af gruppen tilslutter sig.

I de fleste virksomheder har vi i dag adgang til store mængder af data om og erfaringer med projekter, men ofte bruges disse data ikke (eller kun delvist) til at sige noget om, hvad der kan ramme et projekt – og hvordan det kan ramme. Hvis vores data og vurderinger ikke er objektive, dækkende og leverer et virkelighedstro billede, bliver det også svært at foretage de rette prioriteringer.

Og prioriteringerne kan være urealistiske. Somme tider er der en tendens til, at risici prioriteres efter, hvad aktørerne (selv) prioriterer at gøre noget ved – så den enkelte risiko derfor prioriteres ud fra andre hensyn end de relevante. Traditionelle risikomatricer tager desuden ofte ikke højde for, at en risiko kan have forskellige udfald og derfor bør optræde mere nuanceret i matricen. Samtidig kan det være svært at overskue den samlede eksponering, når en matrice benyttes.

Hvordan forbedrer vi risikostyringen?

Først og fremmest skal vi være gode til at fokusere på målet med projektet, så vi sikrer, at risici bliver målt og prioriteret i forhold til de relevante mål. Målene for projektet kan både handle om resultat, tid, omkostninger, miljø, omdømme etc. – og det er værd at huske på, at en risiko kan påvirke flere af målene for projektet på én gang.

Sørg for at anlægge en holistisk tilgang til identifikationen af risici. Der skal ikke kun fokuseres på, hvilke risici, der åbenlyst findes for projektet i sig selv. Som modellen viser, skal vi både tage hensyn til ydre betingelser (for eksempel lovgivning, teknologi, standarder) og for processer før projektet og efter projektet. Det kan for eksempel være, at forudgående processer, som ikke er forløbet planmæssigt eller med de forventede resultater, kan ende med at udgøre risici for projektet. Samtidig er der oftest et antal støtteprocesser, som skal være på plads for at projektet kan afvikles, som det skal. Det kan for eksempel dreje sig om tilgængeligheden af it-support til projektdeltagerne. I øvrigt kan det også være givtigt at se på, hvilke muligheder, der hjælper os og ikke kun de risici, der risikerer at spænde ben for projektet.

Derudover skal data betragtes som et centralt omdrejningspunkt. Data skal analyseres og bruges, så der ikke er behov for gætterier. Der findes en række gode it-værktøjer til at simulere og modellere, hvordan et projekt falder ud, når risici og muligheder tages i betragtning. Simuleringerne kan give gode indikationer af, hvilke risici det giver mest effekt at mitigere – eller indrette planlægningen efter. Dataanalyser kan danne et solidt grundlag for den endelige planlægning af projekter og risikostyring – selv om vi ikke bør forlade os udelukkende på dem.

Og retorikken?

Der er ikke mange, der tiltrækkes af at tale om ’risici’. Nogle projektledere kan endda nikke genkendende til, at ordet ’risiko’ i styregruppens ører lyder som ’undskyldning’… Men håndteringen af risici har stor indflydelse på projektets succes, så hvorfor ikke tale om ’sikkerhed for succes’ i stedet? Lad os fokusere på målet – succes – og i stedet se ’risici’ som noget, der kan hjælpe os med aktivt at udnytte usikkerhederne i projektarbejdet. Hans Læssøe understreger netop denne pointe i sit firmanavn: Aktus – aktiv usikkerhed!