ERP-systemet skal leve i organisationen

Vi har tidligere fortalt, hvorfor du skal kortlægge behovene, før du vælger ny ERP-leverandør. Men når kursen er lagt og leverandøren valgt, er det afgørende, at du inddrager organisationen. For det er mennesker, som får systemet til at skabe værdi.

Tag et kig på tre områder, hvor du bør lægge nogle kræfter, så du sikrer et velfungerende og optimeret ERP-system:

Involver interessenterne

Involver hele organisationen i implementering af det nye ERP-system. Og gør det fra starten! Forandringsledelse bør være et nøgleord gennem hele implementeringsforløbet, så alle interessenter og hele organisationen accepterer og tager forandringerne til sig. Det er også vigtigt, at brugerne inddrages hurtigt, så deres idéer og erfaringer bliver en del af implementeringen. På den måde kommer systemet til at matche behovene bedst muligt.

Sørg også for mange løbende brugertests. Både projektgruppe og en eventuel referencegruppe skal sikre, at de beskrevne krav dækkes af løsningen. Det gøres blandt andet ved at teste delleverancer fra leverandøren, eventuelt med testdata.

Uddan brugerne

Ved siden af den overordnede involvering af medarbejderne skal implementeringen også dække uddannelse af brugerne i det nye system.  Mange steder håndteres uddannelsen af superbrugere, der har været involveret i projektet fra et tidligt tidspunkt, måske allerede i forbindelse med udvælgelsen af system.

Måske skal en del af virksomhedens eksisterende processer ændres eller tilpasses. Det er derfor ikke kun den teknologiske løsning med ny brugergrænseflade, som medarbejderne skal vænne sig til, det er også måden at arbejde på og måske endda rækkefølgen af opgaver og fordelingen af ansvar.

Det er krævende, for nye vaner sidder ikke fast fra den ene dag til den anden. Træningen af medarbejdere strækker sig som regel ind i driftsperioden, hvilket er godt, fordi I derfor kan arbejde med rigtige data og afprøve systemet i dagligdagen.

Husk, at træningen skal vedligeholdes for de eksisterende medarbejdere – og nye medarbejdere skal sikres træning i processer og system.

Og fremtiden?

Skab en plan for videreudvikling af systemet, herunder den løbende drift og vedligehold. Hvor opstår input til forbedringer og hvordan håndteres ønsker og ændrede behov?

Det kan være en god idé at etablere en form for ’erfa-gruppe’, som sørger for at indsamle erfaringer med systemet. Der kan være mange småfejl og uhensigtsmæssigheder, som skal rettes - områder, hvor det bliver tydeligt, at brugerne mangler træning. Erfa-gruppen kan samtidig holde snor i nye ideer og muligheder, som brugerne opdager i systemet, så de deles med resten af organisationen.

Hvis I har gjort brug af en referencegruppe i de første faser af ERP-projektet, er det oplagt at lade (dele af) den fortsætte som erfa-gruppe, når I når frem til driftssituationen. For overgangen til drift betyder ikke, at arbejdet med ERP-systemet stopper. Det er vigtigt løbende at sikre, at systemet følger med udviklingen i virksomheden: Der kan for eksempel komme nye forretningsområder med specielle behov eller krav, der kan understøttes af ERP-systemet. Eller I går måske ind på nye markeder, som bedst håndteres med andre processer.

Samtidig bør du følge med i udviklingen af systemet og trends på markedet, både ved løbende afsøgning af mulighederne hos jeres nuværende leverandør, men også hos andre leverandører, og i høj grad også via erhvervsnetværk og kontakter, hvor du kan trække på andres erfaringer og oplevelser med både systemer og leverandører.

Få hjælp fra uvildig partner

kaastrup|andersen har erfaring fra komplekse og forretningskritiske projekter. Derfor er vi jeres sikre partner igennem hele processen med at vælge og implementere nyt ERP-system. Du er altid velkommen til at kontakte Simon Søgaard Jensen på ssj@kaastrupandersen.dk eller +45 4412 7191 for en uforpligtende snak.