Skab overblik over bæredygtigheden i og på tværs af projekter
Tænker du og din virksomhed bæredygtigheden helt ind i projekterne – og har du overblik over, hvor bæredygtig jeres samlede projektportefølje er?
I samfundet, hos kunderne og medarbejderne er der i stigende grad forventninger om, at bæredygtighed spiller ind i alt, hvad virksomheder gør. Mange virksomheder har en strategi for bæredygtighed, som sætter rammerne for, hvordan de producerer og agerer. Bæredygtighedsstrategien har også betydning for projekterne og styringen af den samlede projektportefølje. I denne artikel får du vores bud på, hvordan du skaber dette overblik. Vi kommer blandt andet omkring, hvordan du:
- får vurderingskriterierne på plads
- etablerer en scoringsmodel
- visualiserer bæredygtigheden i dine projekter
- øger transparensen i din styring af projektporteføljen
- inddrager dine medarbejdere
Få vurderingskriterierne på plads
Vurderingen af de enkelte projekter og etableringen af det samlede overblik er en kompleks opgave, som kræver et stort forarbejde, især for at definere de kriterier, som projekternes bæredygtighed skal vurderes ud fra. Jeres ledelse skal på banen, for i bund og grund tager vurderingskriterierne udgangspunkt i de grundlæggende værdier, virksomheden bygger på. Ledelsen skal også tage stilling til, hvordan balancen mellem indtjening og bæredygtighed skal se ud. Bæredygtige projekter kan være lige så rentable som knap så bæredygtige projekter, så de to er ikke modsætninger, men vægtning og prioritering af begge elementer skal defineres klart og tydeligt.
Der er ingen tvivl om, at bæredygtighed kan være en udslagsgivende faktor for en del forbrugere og medarbejdere. Det betyder også, at graden af et udviklingsprojekts bæredygtighed både betyder noget i forhold til den reelle bæredygtighed – altså at I som virksomhed påtager jer ansvar for vores fælles fremtid – men også i brandingsammenhæng. Og det betyder igen, at vægtningen af vurderingskriterierne kan overvejes i forhold til det enkelte projekt: Et projekt kan have en middel bæredygtighed, men det område, som projektet arbejder indenfor, kan have stor bevågenhed i samfundet (for eksempel rensning af vand for PFAS). Sådan en situation kan lægge op til, at virksomheden vælger at bruge netop dette projekt i marketing- og brandingmæssig sammenhæng, selv om det måske ikke er nær så bæredygtigt som andre projekter, der ikke ligger indenfor et så eksponeret felt.
Et andet aspekt, som også skal tages i betragtning, når vurderingskriterierne skal defineres, er innovation og udvikling af nye produkter. Mange projekter, der arbejder med innovation og nytænkning af produkter, er ikke nødvendigvis rentable eller bæredygtige i første omgang. Udviklingsomkostninger og lanceringsomkostninger er typisk relativt høje, og de indledende prototyper er ikke nødvendigvis konstrueret af de mest bæredygtige materialer. Den langsigtede værdi er dog ofte stor, og innovative produkter kan være med til at skabe helt nye forretningsmuligheder for virksomhederne. Det betyder, at virksomheden (ledelsen) skal diskutere og blive enige om, hvorfor det enkelte projekt er vigtigt i den store sammenhæng.
Der kan være mange ubevidste faktorer i spil, når vi skal definere, hvad der er vigtigt, og hvad der er mindre vigtigt. Vi har personlige præferencer, egne interesser og forskellige opfattelser af, hvad vi som virksomhed skal stå for, og ikke mindst hvordan hele organisationen skal designes, opbygges og driftes. Hvis vurderingskriterierne skal fungere optimalt, og implementeringen af vurderingsprocesserne skal lykkes, kommer virksomhedens ledelse ikke udenom at bruge en del tid og energi på at diskutere og finde konsensus om de helt grundlæggende værdier og mål.
Etabler en scoringsmodel
Når værdier og mål er på plads, står I overfor endnu en opgave: Hvordan scorer I projekterne? Skal det være en 1-5 skala, en 1-100 skala, eller med noget helt andet? Dette er et kritisk element, da for mange niveauer vil gøre det svært at differentiere, og for få niveauer vil gøre grupperne af projekter for store. Det er derfor helt centralt, at niveauerne er veldefinerede, kommunikeret tydeligt og forstået korrekt i organisationen, så de medarbejdere, der skal vurdere og score projekterne, kan træffe de rigtige beslutninger.
Kundecase: Bæredygtighed i projektporteføljen
En af kaastrup|andersens kunder, en større produktionsvirksomhed, har netop etableret en funktion, der har til opgave at optimere forretningen på tværs af projektporteføljen. Der er fokus på at sikre, at den samlede portefølje har samme retning, at ressourcerne udnyttes bedst muligt og på at højne bæredygtigheden i hele porteføljen.
I forhold til bæredygtighedsaspektet er opgaven todelt. Der er en systemmæssig side (it-relateret), som har fokus på at videreudvikle og tilpasse det valgte rapporteringssystem, så det kan håndtere data og visualisere resultater på tilfredsstillende vis. Den anden del af opgaven handler om definering og prioritering af vurderingskriterier. Der er mange interessenter på banen, og ledelsen udfordres på værdier og prioriteringer: Der er ikke noget endegyldigt og ’korrekt’ facit.
Arbejdet er godt på vej, og virksomheden har en klar forventning om, at de kommende rapporteringer om bæredygtighed i projektporteføljen vil danne grundlag for den fremtidige strategi indenfor produktudvikling, salg og service. Samtidig vil den øgede transparens skabe mere indsigt – og dermed motivation – blandt medarbejderne i hele organisationen.
Visualisér bæredygtigheden i dine projekter
Når vurderingskriterierne er på plads, vil I ofte få brug for et (digitalt) værktøj, som kan tydeliggøre overblikket, allerhelst med visualisering af niveauerne af bæredygtighed. Rapporteringssystemet skal kunne håndtere mange dimensioner og perspektiver og være i stand til at modtage og bearbejde data fra flere forskellige kilder i virksomheden. Samtidig skal mulighederne for visualisering kunne understøtte virksomhedens behov for overblik og transparens, både når der ses på den samlede projektportefølje, men også i specifikke tværsnit i porteføljen. Et eksempel kan være, at I ønsker at se eventuelle korrelationer mellem projekter, der har høj bæredygtighed og høj strategiunderstøttelse.
Ofte vil visualiseringen kunne præsenteres med et simpelt X/Y-diagram. X-aksen kan vise virksomhedens viden om området. Y-aksen repræsenterer markedsværdien for kunden. En ekstra dimension, man kan tilføje, er at præsentere projekterne som bobler på akserne, hvor størrelsen af boblen er rentabiliteten af projektet. Har du brug for yderligere dimensioner kan du tage farvekodning i brug for at tydeliggøre bæredygtighed.
Porteføljevurderings- og bæredygtighedsmatrix.
Et eksempel: Projekt A scorer højt på nyt marked (placering på Y-aksen), og produktet/teknologien er kendt af virksomheden (placering på X-aksen). Projektet har et relativt stort finansielt potentiale (størrelsen på boblen), men bidrager ikke til virksomhedens bæredygtighedsprofil, deraf den rødbrune farve på boblen. Denne måde at visualisere jeres forskellige projekter kan således facilitere diskussionen om, hvorvidt I bør investere ressourcer. Det giver jer den ekstra dimension, hvor I visuelt kan forholde projekterne overfor hinanden ift. strategisk match, bæredygtighed og rentabilitet.
Det er ikke givet, at parametrene skal vægtes ligeværdigt, så det kan være, at værdierne for det ene element skal ganges med en faktor, for at sikre, at billedet er retvisende i forhold til jeres mål for bæredygtighed. Eller at der kan være andre markedsfaktorer i spil, for eksempel at en igangværende konflikt, krig eller global krise giver anledning til, at forbrugerne lægger mere vægt på virksomhedens stillingtagen og/eller handlinger i forhold til netop denne situation.
Øg transparensen og inddrag dine medarbejdere
En øget transparens i projektporteføljestyringen kan give anledning til, at projekter stoppes eller ændres, så de opnår en bedre vurdering. Og det vil medføre, at medarbejdere i projekterne påvirkes. I bør sørge for, at ændringer, der påvirker medarbejderne, ledsages af forandringsledelse, så de berørte medarbejdere både forstår og accepterer, at ændringerne er nødvendige for at sikre virksomhedens overordnede mål. Det kan derfor være en god idé at sørge for gennemsigtighed i vurderingskriterier og beslutningsprocesser i forhold til prioriteringen af projekterne.
Det kan være svært for den enkelte medarbejder i en stor produktionsvirksomhed at se det overordnede billede klart. Det er ledelsens ansvar at sørge for at kommunikere og informere på en måde, så medarbejderne forstår de mange sammenhænge på tværs af organisationen. Et forenklet overbliksbillede over projekter i hele virksomheden, med farvekoder, der fortæller om graden af bæredygtighed, rentabilitet og strategiunderstøttelse, kan fungere som et ankerpunkt, som medarbejderne altid kan finde frem og forholde sig til. På denne måde kan de se hele virksomhedens bæredygtighedsprofil og ikke kun deres eget projektperspektiv.
Vi håber, at denne artikel har givet dig en ny indsigt i, hvordan du kan styre og skabe overblikket over bæredygtigheden i og på tværs af dine projekter, og samtidg synligggøre det i organisationen.
Vil du i gang med at se nærmere på jeres projektportefølje i et bæredygtighedsperspektiv?
kaastrup|andersen hjælper dig gennem hele processen og sikrer, at I lever op til både jeres egne og jeres kunders krav og forventninger.
Ring eller skriv til Lars Glowienka på 70 27 77 19 eller lgl@kaastrupandersen.dk og få en uforpligtende snak om, hvordan vi sammen skaber bæredygtig vækst for jeres virksomhed.