Hybrid projektledelse - hvordan gøres det?

I indsigten Hybridmodeller: Hvad er det - og er det noget for dig? ser vi nærmere på, hvad en hybrid tilgang til projektledelse er, og hvorfor det giver mening at overveje denne tilgang.

I denne indsigt vil vi fokusere på, hvordan du kommer i gang med hybrid projektledelse med indarbejdelse af agile elementer, hvis du arbejder efter den traditionelle vandfaldsmodel.

Indarbejd agile metoder trinvist

Hvis din virksomhed arbejder efter den traditionelle vandfaldsmodel og tilgang til projektledelse, kan det være en stor opgave at indarbejde agile metoder. I nogle virksomheder er det kun dele af organisationen, der ønsker at arbejde agilt, eller måske vurderer hvor ledelsen, at det ikke giver mening at arbejde agilt i alle områder. Hvis ikke hele virksomehden arbejder agilt,  kan det gøre tværgående samarbejde svært. Det kan også betyde, at en traditionel organisationsstruktur og governance model giver udfordringer for det agile arbejde.

Hybride modeller findes i mange forskellige afskygninger. Et godt bud på en hybridmodel er den ’Agile Stage-Gate®’-model, som DTU, GEMBA Innovation og DI har udviklet, hvor en række af de agile metoder og værktøjer bruges sammen med en mere styrende og traditionel struktur.

Der er mange organisationer og virksomheder, som allerede blander de to tilgange. En international undersøgelse giver et billede af, hvilke agile delelementer eller metoder, som bliver brugt i organisationerne.

Der er altså flere måder at bruge det agile på – eller flere grader af agilitet. Hvis du skal springe ud i at arbejde med agile elementer for første gang, kan det være en fordel at starte med enkelte elementer, så medarbejderne vænner sig til elementerne én for én - det kunne for eksempel være mødeformen i et stand-up møde. Samtidig er det vigtigt løbende at overveje, hvad der er værdiskabende og effektivt for det enkelte projekt eller team. Brugen af enkeltelementer kan også være med til at skabe den motivation og interesse for de agile metoder og værktøjer, der er nødvendige for en transformationsproces. Det kan være relativt nemt for medarbejderne at forholde og vænne sig til at bruge en række nye metoder og værktøjer, men ændringerne i hele den overordnede tankegang og udviklingsparadigme kræver en høj grad af åbenhed og forandringsvillighed.

Hvordan kan en hybrid projektmodel se ud?

Det kan være svært at visualisere et generelt hybridt projektflow, men den traditionelle projekttidslinje kan danne udgangspunkt for et overblik over, hvor de to tilgange kan spille ind.

Med den hybride model vil man kunne drage nytte af den traditionelle tilgang i præ-projekt- initieringsfasen såsom scoping og fastlæggelse af krav samt udarbejdelse af projektplan, budgetestimater m.m.

Når først man har skabt et overblik med et beslutningsgrundlag til ledelsen ved hjælp af de traditionelle værktøjer, har man efterfølgende mulighed for at bygge løsningen effektivt og agilt i korte veldefinerede sprints med stor inddragelse af forretningen på et tidligt tidspunkt. Desuden vil erfaringerne i forhold til performance i de enkelte sprint hurtigt kunne overføres til opfølgning på budgetestimeringen.

8 elementer i hybridmodeller

Hybridmodeller er forskellige kombinationer af traditionel og agil projektledelse, eksempelvis PRINCE2 kombineret med Scrum.

Hos kaastrup|andersen har vi identificeret 8 centrale elementer, som går igen i de virksomheder som enten allerede har, eller ønsker at implementere en hybrid projektmodel. Listen giver et billede af, hvilke elementer fra den agile verden, som indgår i hybridmodellerne hos vores kunder. De er et godt bud på, hvor du kan finde værdi, hvis du ønsker at arbejde med en kombination af traditionelle og agile projektledelsesmetoder.

1. Iterationer: En kort 1-4 ugers periode (i Scrum kaldet ’Sprints’), hvor teams udvikler de højest prioriterede krav til produktet og leverer et anvendeligt produkt. Dermed tilføres leverancen eller produktet fortsat ny funktionalitet, og modtageren oplever en trinvis udvikling i forløbet.
2. Visualisering: Synliggørelse af aktiviteter, fremdrift og hovedleverancer. Dette giver både teamet og ledelsen et bedre overblik over projektet.
3. Feedback: Alle bør være åbne overfor løbende feedback fra teammedlemmer, ledere og kunder. Det sikrer, at projektet hurtigt kan korrigere og vi opnår øjeblikkelig værdi af opnået læring.
4. Interaktion: Prioritering af face-to-face interaktion (som også ofte giver hurtigere svar), fremfor at sende e-mails og vente på svar.
5. Løbende forbedringer: En kontinuerlig indsats for at forbedre produkter/services/processer. Forbedringer opnås gennem små ændringer og gennem ideer fra organisationsmedlemmerne selv. Derfor er der et stort behov for feedback og refleksion og dette skal inddrages i organisationskulturen.
6. Flow: Flow betyder ”gennemstrømningen i en proces eller i et system”. Dette omhandler evnen til at visualisere og lede et flow, for at opnå hurtige og konsistente leverancer. Du opnår en bedre forståelse af din kapacitet samt en tidligere identifikation af eventuelle udfordringer, og dermed et forbedret flow.
7. Fleksibilitet: At have evnen, viljen og det rigtige mindset til at reagere på forandringer og være i stand til at ændre tilgang og procedurer. Således tilpasser du løbende udviklingen til den aktuelle situation.
8. Fejle hurtigt: At turde fejle hurtigt, fejle ofte og dermed opnå en stejl læringskurve så tidligt som muligt. Derved kommer vi hurtigt ”på rette spor” og arbejder fra start i den rigtige retning.

Hvordan disse elementer implementeres i praksis, afhænger i høj grad af kontekst og organisationen, som står overfor en implementering.