Best of Breed og Best of Suite – godt begyndt…

Best of Breed og Best of Suite er to forskellige måder at dække virksomhedens behov for centrale it-systemer på. Det kan dreje sig om både ERP-system, CRM-system, HR-system etc; systemer som er livsvigtige for virksomhedens virke og succes. Groft sagt kan man sige at forskellen ligger i, om man helst vil slippe for integrationer og sikre, at data flyder let på tværs af virksomheden (Best of Suite) eller om det er vigtigst at sikre, at alle funktioner i virksomheden kan få dækket deres helt specifikke behov og krav (Best of Breed).

I vores foregående artikel fortæller vi om de grundlæggende forskelle, fordele og ulemper ved de to tilgange – og nedenfor dykker vi videre ned i, hvad der skal til for at komme godt i gang med en implementering af henholdsvis en Best of Suite-løsning og en Best of Breed-løsning.

Er du til Best of Suite?

Best of Suite giver virksomheden en (oftest) velgennemprøvet løsning, som tit også byder på en række standardintegrationer til tredjepartssystemer. Og for de fleste systemers vedkommende er der mange erfaringer og inspiration at hente ved at se på andre virksomheder. Men en Best of Suite-løsning fritager ikke din virksomhed for at gøre et grundigt stykke forarbejde, allerede før I vælger jeres leverandør.

Som med enhver anden implementering af et it-system bør alle processer kortlægges og vurderes. Afdækningsarbejdet, kortlægningen og den efterfølgende analyse er en oplagt mulighed for at tage luppen frem og vurdere, om organisation, processer og daglige rutiner skal revideres og ændres. Det kan være, at virksomheden er vokset og processerne ikke er blevet tilpasset, at sammensætningen af medarbejdernes kvalifikationer trænger til en gennemgang, eller at der er kommet andre produkter på hylden. Et eksempel er, at mange virksomheder har udvidet deres sortiment af fysiske produkter til også at omfatte serviceaftaler eller andre former for ’abonnementer’ på information eller data, der giver værdi for kunderne. Den slags kræver ofte nye processer i både salgsleddet, finans- og servicefunktionerne.

Når processerne er kortlagt og interessenterne er enige om, at den fremtidige drift er dækket ind, er næste skridt at vælge en leverandør med et system, der lever op til kravene. Og det siger sig selv, at det er værd at kigge på flere forskellige leverandører, både via formelle tilbud fra leverandørerne, men i høj grad også via demoer og referencebesøg (og allerhelst besøg, som ikke er arrangeret af leverandøren selv!). Du kan læse mere om udbudsprocesser lige her.

Valget af leverandør kan være udfordrende og der er mange aspekter at tage hensyn til:

Lever systemet op til kravspecifikationerne? Nogle leverandører tilbyder velintegrerede tredjepartsløsninger, som udvider funktionaliteten i systemet, så det kan dække specielle krav. I disse tilfælde er det helt centralt, at ansvaret i forhold til vedligehold og fejlretning er placeret hos leverandøren og ikke hos dig som kunde (med mindre I gerne selv vil stå med ansvaret). Leverandøren vil måske også foreslå ændringer i jeres processer, så leverandørens system kan dække jeres behov. Det kan være gode forslag til ændringer, men måske har de så stor indvirkning på andre processer og medarbejdernes dagligdag, at det ikke er optimalt og effektivt? Sørg derfor for at afklare, hvor store ændringer organisationen er villig til at acceptere – og som det kan lade sig gøre at implementere og få til at fungere på lang sigt.

Hvordan er vilkårene? Mange Best of Suite systemer afvikles i skyen. Der er både fordele og ulemper: I har altid adgang til den nyeste version og skal ikke bekymre jer om lokalt installerede programmer eller driften af egne servere. Oftest betales et grundabonnement og en pris per bruger. Dertil skal lægges forskellige former for serviceaftaler, både i forhold til eventuel support, løbende brugeruddannelse og andre former for vedligehold. Hvis jeres virksomhed har specielle krav til sikkerhed og/eller håndtering af brugerdata, skal I være sikre på, at I lovligt kan benytte en løsning, der afvikles i skyen.

Kan I vækste? Jeres kommende løsning skal kunne rumme, at jeres virksomhed vækster. Tag et skarpt kig i virksomhedens langsigtede strategi og vision og oprids et par forskellige fremtidsscenarier, så I er sikre på, at systemet kan understøtte jeres ambitioner.

Og hvad med implementeringen? Mange leverandører vil tilbyde at håndtere hele implementeringen af systemet. Det kan føles trygt at overlade ansvaret til eksperterne, men vær opmærksom på, at der også skal stram styring til fra jeres egen side: Det er snarere reglen end undtagelsen, at der dukker ukendte ting op, som I skal tage stilling til – processer, der ikke er kortlagt, sammenhænge, der bliver tydelige eller afhængigheder, som I ikke var opmærksom på i de tidligere faser. Det er vigtigt, at jeres behov og krav opfyldes, som det er tænkt, så det ikke er leverandøren, der styrer de mange valg, der skal træffes undervejs i processen.

Er du til Best of Breed?

Best of Breed-løsningen giver virksomhedens forskellige funktionsområder frihed til at vælge et system, som er skræddersyet til det specifikke område; for eksempel salgs- eller service. Det giver en række fordele i den enkelte funktion, som kan få dækket sine behov helt ned i de mindste nuancer. For virksomheden som helhed er det vigtigt, at de systemer, der er valgt, kan ’tale sammen’: At integrationerne mellem systemerne er velgennemtænkte og veldefinerede og at de er både driftssikre og fleksible.

Som beskrevet ovenfor i afsnittet om Best of Suite er der et stykke forarbejde, der skal udføres grundigt, før en egentlig implementering kan igangsættes. Det siger sig selv, at de enkelte funktionsområder skal afdække, kortlægge og analysere deres processer og sikre, at der er enighed om, hvilke krav og behov det nye system skal dække – både nu og i fremtiden. Funktionsområderne bør i bund og grund gå gennem en proces, der svarer til det beskrevne i foregående afsnit om Best of Suite.

Hvordan skal arbejdet organiseres? Når systemvalget er truffet, skal den samlede organisation på banen for at sikre sammenhæng mellem de specifikke systemer, der skal implementeres i de enkelte funktionsområder. Erfaringen siger, at hvis organisationen har en vis størrelse, og antallet af systemer er mere end blot et par stykker, så er det fornuftigt at planlægge implementeringsforløbet som et ’program’, der indeholder en række projekter. Definitionen på et program er, at de forandringer, som man arbejder på, er forandringer, som vedrører store dele eller hele virksomheden, og som har en gennemgribende indflydelse på, hvordan den daglige drift afvikles. Målet med at strukturere sine projekter i et program er at sikre den overordnede sammenhæng, retning og fremdrift. Programledelsen er således ansvarlig for, at det tværgående samarbejde fungerer, at ressourcer allokeres optimalt og at alle afhængigheder tages i betragtning. De enkelte projekter er ansvarlige for leverancer i deres egne funktionsområder. I dette tilfælde, når vi arbejder med integrationer mellem forskellige systemer, vil der også være et projekt, som er dedikeret til selve arbejdet med integrationerne i sig selv.

Integrationsprojektet: Det projekt, som varetager integrationerne mellem systemerne, får en central rolle. Og for at projektet kan udføre sine opgaver – at skabe integrationerne – skal opgaverne og ansvaret fordeles: Projekterne i de enkelte funktionsområder har ansvar for at definere deres behov for data fra andre systemer og tage stilling til, hvordan disse data behandles, inden de eventuelt sendes videre til andre systemer. Der kan for eksempel være data, som kommer ind i salgssystemet og beriges med informationer, inden de skal bruges i finansafdelingen eller i serviceleddet. Integrationsprojektet må stole på, at de enkelte funktioner leverer klare og præcise kravspecifikationer for at integrationerne kommer til at fungere, som de skal.

Og hvad med implementeringen? Det kan være en svær opgave at planlægge i hvilken rækkefølge tingene skal ske og hvilke systemer, der kan tages i brug hvornår. Målet er, at forretningen forstyrres mindst muligt og de nødvendige data er tilgængelige i de forskellige funktioner. Det er programledelsen, der har ansvaret for denne overordnede planlægning, opfølgning og tilretninger undervejs. Programledelsen skal også overveje, hvilken arbejdsform der benyttes: traditionel eller agil tilgang. I de enkelte projekter kan det virke mest effektivt at arbejde agilt med delleverancer og løbende ændringer i specifikationerne, men når de andre projekter har en forventning om, at data, der flyder gennem systemerne, ser ud på en bestemt måde, så kan det skabe problemer, hvis de enkelte projekter ikke holder sig til de planer, som er lagt på tværs af projekterne.

Vigtigheden af test. Det er altid vigtigt at teste grundigt i implementeringer af it-systemer, men i integrationsprojekter bør testen have specielt fokus. Testen er todelt, for de specifikke systemer skal naturligvis fungere indenfor de enkelte funktionsområder, men samtidig skal integrationerne fungere på tværs af de enkelte systemer. Testen af integrationerne ligger indenfor integrationsprojektets ansvarsområde, dog med den udfordring, at integrationsprojektet er afhængigt af, at de enkelte, specifikke projekter også betragter testen af integrationer som et fokusområde: Det er dem, der besidder den nødvendige viden til at kunne teste, om integrationerne opfylder behovene i det daglige arbejde og de skal derfor allokere tid til at deltage i test af integrationerne.

Best of Suite og Best of Breed – kommunikation er centralt

Lige meget om din virksomhed vælger Best of Suite eller Best of Breed, så bør kommunikationsindsatsen overfor medarbejderne få opmærksomhed. Det er kritisk, at implementering af it-systemer, der har stor betydning for det daglige arbejde og forretningen som helhed, går godt og at forankringen i organisationen er solid. Det starter med den samlede ledelse, der skal gå helhjertet ind i arbejdet og påtage sig opgaven med at sikre ressourcer, fokus og medarbejdernes motivation.

Lige så vigtigt er det, at medarbejderne er med på ideen om forandringer og at de kan se meningen med implementeringen i deres daglige arbejde. Forandringsledelse er en disciplin for sig selv, så her vil vi blot trække et enkelt centralt element frem: Visionen skal være tydelig for alle – ikke kun i en flot præsentation på tavlen, men med konkrete eksempler fra hverdagen. For eksempel med før/nu-scenarier, demoer og hands-on sessioner, så brugerne allerede på et tidligt tidspunkt vænner sig til tanken om et nyt system og nye processer. Håndgribeligheden understøtter bedre forståelse, accept og motivation.