Fælles it-system i alle regionerne
Både patientoplevelsen og arbejdsforholdene for de ansatte forbedres, når it-systemerne taler sammen på tværs af regionerne.
Der er mange fordele i stordrift og fælles it-systemer i hospitalsverdenen. Når det handler om at sikre patienternes sundhed er det vitalt, at de forskellige regioner kan udveksle informationer uden problemer. Og it-driftsmæssigt er der både tid og penge at spare ved, at alle regioner bruger det samme system, at dokumentationen er samlet, og at der foreligger klare aftaler (for eksempel Service Level Agreements) mellem brugerne (klinikkerne) og driftsorganisationen (it-afdelingen). Samtidig skal man også holde sig for øje, at der er overordnede nationale it-strategier, politikker og modeller, som skal tages med i betragtningerne.
Læs om, hvordan Region Midt fik taget hul på en stor opgraderingsopgave med en grundig foranalyse, så vejen frem nu er tydelig
Vil du vide mere?
Tak for din henvendelse
Vi vender tilbage til dig hurtigst muligt.
"Fra at have stået lokalt med en stor del af ansvaret for driften af systemet, har vi nu en klar plan med tydelige rammer og en central ansvarstagen for både drift og vedligehold. Det betyder, at vi som brugere kan tage rollen som ’kunden’ i systemet og være med til at sikre brugsværdien i stedet for at bruge vores energi på driftsopgaven"
Udfordring
PASS Pedigree systemet, der anvendes til at afdække mulige arvelige sammenhænge indenfor kræft, står overfor en opgradering. I dag bruger 4 af de 5 regioner systemet og den sidste (Region Sjælland) ønsker også at træde ind i fællesskabet. I forbindelse med opgraderingen er det nødvendigt at se på, hvordan it-systemet driftes regionerne imellem. De interne aftaler er heller ikke skarpt tegnet op: Samarbejde og ansvarsfordeling mellem klinikkerne og it-afdelingen er ikke klarlagt. Samtidig findes der en række overordnede modeller og strategier: Region Midts it-strategi, den nationale model for systemforvaltning (RSI modellen) og en række forskellige kontrakter med de enkelte regioner om drift og vedligehold.
Situationen kompliceres yderligere af, at dokumentationen af systemet er sparsom, at der er mange personfølsomme oplysninger i spil og at interessentgruppen er stor og svær at definere.
Løsning
Første skridt på vejen var en grundig foranalyse, afdækning og vurdering af de mange udfordringer. I punktform så forløbet således ud:
- Interviews med alle de centrale interessenter som på forhånd var identificeret af opgavens giver (chefen for it-afdelingen ’Diagnostiske Produkter’)
- Uafhængig interessentanalyse og -håndtering for at afdække lokale interesser og behov, imødekomme og reducere spændinger samt at forberede miljøet på forandringer
- Gennemgang af interne krav og analyse af de forskellige kendte vilkår
- Identificering af de relevante dokumenter, der vil understøtte kundens behov
- Gennemgang af as-is, to-be situationerne samt fastlæggelse af den optimale vej for det videre forløb
- Gennemgang af de væsentlige materialer med kunderne: Den ledende overlæge fra AUH, som var systemejer og styregruppeformand samt it-chefen for it-afdelingen Diagnostiske Produkter
- Tilretning af dokumenter på baggrund af indsamlet input fra de to centrale kunder og endelig klarlægning af det optimale videre forløb
Resultat
Efter 3 ugers intenst arbejde stod Region Midt med en for-analyse bestående af 1.: et projektforslag (budget, Business Case, kommissorium, overordnet plan med ressourceallokering), 2.: en projektindstilling til den nationale it-styregruppe koordineret med styregruppesekretariatet samt 3.: en præsentation, der opsummerede projektrationale og -grundlag. Præsentationen var endvidere blevet gennemgået med alle 5 regioner.
Kunden (Region Midt) har nu en klar og velfunderet plan for, hvordan PASS Pedigree systemet på bedste vis kan opgraderes og for hvordan den fremtidige drift kan optimeres, centraliseres og foregå mest effektivt.
kaastrup|andersen stod for udførelsen af foranalysen og udfærdigelse af planen for det videre forløb.
Vil du vide mere?
Tak for din henvendelse
Vi vender tilbage til dig hurtigst muligt.