Outsourcing løste dårlig effektivitet og pladsmangel

En af kaastrup|andersens kunder, en større produktionsvirksomhed, stod med en udfordring: Man havde behov for mere produktionsplads og effektivitet i produktionen internt til nye produkter. Derfor havde man valgt at outsource produktion og pakning af reservedele til eksterne samarbejdspartnere inden for en given tidsramme.

Outsourcingen betød, at serviceorganisationen måtte finde nye leverandører/samarbejdspartnere til produkter, der ikke kunne klassificeres som serieproduktion. Produkterne er typisk reservedele til komplekse, ældre produktvarianter, der ikke skal masseproduceres, og som kræver specialviden ved produktion. De specielle karakteristika gjorde, at processen for at outsource og aftalerne, der skulle på plads med samarbejdspartnere, blev anderledes end ved en normal outsourcing-proces i virksomheden.

Tidsaspektet og usikkerheden i forhold til behov skabte den største udfordring for virksomheden, da succeskriteriet var, at kunderne altid fik leveret deres reservedele til tiden og ikke oplevede forsinkelser på grund af de løbende outsourcing-aktiviteter.

Det vigtigste succeskriterie for projektet var at sikre den samlede Supply Chains effektivitet og robusthed i denne del af serviceleddet: Uafbrudt forsyning af reservedele til kunder i hele verden. Det kunne kun lykkes ved at prioritere outsourcing af de mest kritiske reservedele først, og der var derfor fokus på at opsætte prioriteringskriterier i samarbejde med kunden (slutbrugeren) internt i projektet. Dette blev forudsætningen for scopet, og for hvordan projektet skulle arbejde.

Herefter skulle rammerne for samarbejdet med de eksterne leverandører samt internt imellem de forskellige afdelinger defineres og fastlægges. Dette blev gjort gennem workshops både internt og eksternt, hvor end-to-end processen blev skitseret og efterfølgende prøvet af på et enkelt emne. Projektlederen ønskede at etablere en synlig og transparent måde at vise og måle fremdrift. Til dette implementerede man i projektet et Scrum-setup med et kanban board til daglig opfølgning, samtidig med at projektlederen brugte tid inden hver grooming-session på at sikre, at prioritering af reservedele var på plads.

Projektet havde samtidig fokus på hele tiden at arbejde med at lære af begåede fejl og blive bedre. Det betød, at jævnlige ’lessons learned’ sessioner, både internt i projektteamet og sammen med de eksterne leverandører, blev en central del af forløbet. Det konstante fokus på læring satte projektet i stand til løbende at identificere og implementere best practise og derved opnå bedst mulig fremdrift, motivation og effekt i projektet.

Projektet lykkedes med at etablere og implementere et stærkt tværorganisatorisk samarbejde internt og med de leverandører, der blev til strategiske partnere på disse produkter. Det skabte resultater og har nu flyttet den første produktion af reservedele fra virksomhedens egen lokation.

Prioriteringskriterierne gør det muligt at sikre, at de mest kritiske reservedele fortsat kan leveres uden forstyrrelser til virksomhedens kunder. Gennemsigtigheden, der er skabt i form en tydelig og velimplementeret proces fra start til slut, gør, at det er nemmere at outsource reservedele i et kontinuerligt flow fra virksomhedens egen produktion fremadrettet.  De mekanismer, projektet har sat op i form af synlig opfølgning og ’continuous improvement’ tankegangen, gør hele teamet inklusiv de eksterne partnere mere effektive på både kort og længere sigt. Projektet lykkedes med at muliggøre og endda effektivisere en allerede lønsom serviceforretning og øgede samtidig kundetilfredsheden ved at styrke den leveringsevne, som slutkunderne allerede var vant til.

kaastrup|andersen varetog projektledelsen af projektet.