Grundfos sætter turbo på PLM-arbejdet

Det var helt centralt og gennemgående i arbejdet på projektet, at projektteamet var sammensat af 8 medarbejdere fra de to berørte områder: PIM (Product Information Management) og IS (Information Systems). Projekt-teamet, trak desuden på en lang række kollegaer fra egne og andre afdelinger, for at sikre, at alle nuancer og perspektiver blev dækket. Arbejdet fulgte en struktureret, trinvis plan:

• Trin 1: Kortlægning af AS-IS processer og dataflow – her skabte teamet, via undersøgelser, deling af information og diskussioner, et fælles virkelighedstro billede af eksisterende processer og undersøgte, hvorledes disse resulterede i dataflows på tværs af virksomheden.
• Trin 2: Identificering af udfordringer med størst indvirkning – med udgangspunkt i kortlægningen brugte teamet deres fælles viden og deres forskellige tilhørsforhold til at vurdere, hvilke udfordringer, der havde den største indvirkning på både processer, produkter og medarbejdere.
• Trin 3: Gevinster og niveau af indsats for at løse udfordringerne – teamet arbejdede videre med resultaterne fra trin 2 og var i stand til at stille skarpt på den enkelte udfordring og optegne både mulige gevinster og en vurdering af, hvor stor implementeringsindsatsen ville være (herunder både organisatorisk modstand, krav til tværgående samarbejde samt tekniske forhindringer). Teamet var i stand til at placere de forskellige udfordringer i matricer, der gav et klart overblik over ’hvad der bedst kunne betale sig’.
• Trin 4: Bud på konkrete initiativer til og KPI’er for forbedringer af processer og dataflows – teamet brugte deres samlede viden til at give konkrete anbefalinger på de mest effektive initiativer. Med udgangspunkt i de faktuelle informationer skitserede teamet KPI’er for hvert enkelt initiativ og kortlægge de indvirkninger, initiativet vil få på resten af organisationen.
• Trin 5: Klassificering – al den information, som teamet opsamlede gennem projektforløbet, udmøntede sig også i grafiske overblik over definitioner, organisatoriske og systemmæssige afhængigheder, hierarkier etc.

Det tværgående projektteam afleverede med en samlet, veldokumenteret leverance til ledelsen: Alle bud på PLM-initiativer baserer sig på undersøgelser af de konkrete omstændigheder, indsigter fra dem, der arbejder i områderne til daglig og reelle vurderinger af både indsats og gevinster, helt ned til forventede besparelser i forhold til for eksempel FTE’er (fuldtidsansættelser). Vurderingen er, at de samlede optimeringer og ændringer beløber sig til et større antal FTE’er pr. år – der vil resultere i årlige besparelser i millionstørrelsen.

De foreslåede initiativer tager i høj grad udgangspunkt i procesændringer og øget samarbejde og er ikke direkte finansielt omkostningstunge. De kræver ændringer i adfærd og arbejdsprocesser og en succesfuld implementering er derfor afhængig af medarbejdernes opbakning og motivation – et element, som projektets samarbejde mellem de to centrale afdelinger allerede har skabt fundamentet for.

På længere sigt vil gennemførsel af initiativerne også føre til en række andre gevinster. Ét område er den kundevendte dokumentation på Grundfos’ produkter, der bliver endnu mere fyldestgørende og dækkende. Det kan for eksempel dreje sig om, at produktark kan genereres automatisk: Der vil være større sikkerhed for, at de data, som produktarket indeholder, altid er opdaterede, konsoliderede og afspejler produktet, som det ser ud i en given situation.

Grundfos går nu i gang med at implementere initiativerne og fastholder det skarpe fokus på PLM i flere, lignende projekter, der både peger på konkrete initiativer og handlinger og samtidig bidrager til at højne det generelle organisatoriske fokus på værdien og nødvendigheden af PLM.