Fra ineffektiv opgavestyring til hurtigere opgaveløsning

En af kaastrup|andersens kunder producerer maskiner, hvor der løbende opstår behov for ændringer, enten på baggrund af ønsker fra markedet eller på grund af interne muligheder for forbedringer. Kunden har derfor en funktion, der håndterer den store mængde opgaver i forbindelse med ændringsønsker, og der er presserende behov for effektiv strukturering og opgavestyring.

Ledelsen så et klart potentiale i at gentænke processer og brug af værktøjer med et overordnet mål at kunne skærpe forretningen yderligere ved at foretage endnu tydeligere prioriteringer og dermed sikre, at det ledelsesmæssige fokus også afspejles i selve opgaveløsningen. Samtidig ville det give stor værdi at monitorere og måle på validiteten af estimaterne på tidsforbrug på de enkelte opgaver. Opsamling og brug af disse data betyder, at man i fremtiden vil være i stand til i højere grad at forudsige, hvor lang tid en given opgave tager for at blive løst. Transparensen og effektiviteten vil stige løbende, og medarbejderne vil samtidig opleve et bedre flow i og styring af opgavetildelingen.

De eksisterende processer baserede sig i vid udstrækning på et Excel-ark, hvor medarbejderne forsøgte at holde styr på de mange opgaver – med alle de faldgruber dette indebærer: Arket var efterhånden så stort, at det af og til crashede og samtidig var der flere forskellige versioner i omløb, hvilket besværliggjorde at holde overblik og mulighed for (om)prioriteringer. Det stod klart, at en del af den nye løsning ville være at benytte et it-system, der var mere skræddersyet til opgaven. Systemvalget var allerede truffet, idet man fra centralt hold allerede havde besluttet, at Jira skulle indføres bredt i virksomheden.

Første skridt var at tegne processen for, hvordan opgaverne skulle flyde gennem systemet – og beslutte, hvordan visningerne af flowet skulle være. Man udpegede også en person til at fungere som ’lead’ med ansvar for at sikre procesflowet, og at alle, der arbejder med processerne, også i fremtiden har adgang til de rette værktøjer og visninger af de relevante opgaver. Lead’ens opgave gennem implementeringsforløbet var samtidig at tilrette processerne i forhold til de erfaringer, man gjorde undervejs.

I forhold til den praktiske implementering af Jira kendte medarbejderne til principperne i Jira og havde det allerede installeret som en et af deres it-værktøjer. Projektet lagde et ekstra stykke arbejde i at bruge genkendelige eksempler fra de daglige opgaver, når medarbejderne skulle introduceres til flow og system, så brugerne fik en ægte hands-on-oplevelse med egne opgaver. Det gav en god motivation og klar forståelse for, hvordan systemet bedst benyttes. Den praksisnære tilgang bevirkede også, at projektet hurtigt fik erfaringer med de kommende brugssituationer og dermed kunne tilrette de nye arbejdsprocesser undervejs i implementeringen.

Proces og it-system er på plads, og der er tydelige forbedringer i forhold til både gennemløbstid og kvalitet i opgaveløsningen. Kunden har samtidig opnået transparens i opgaveprioritering, -tildeling og -styring.

Gennemløbstiden er i snit nedbragt fra 3 til 2 måneder – og det er kun begyndelsen. Systemet og processerne understøtter en gennemløbstid på 2 uger; dette kan opnås, hvis processerne i den omkringliggende organisation gøres mere effektive. I den del af processen, hvor ingeniører arbejder med at løse selve opgaven, er arbejdstiden reduceret fra 1 måned til 2 uger, altså en halvering af tidsforbruget hos en omkostningstung (og knap) medarbejdergruppe.

Transparensen og overblikket er et stærkt ledelsesværktøj, idet det nu er let at se, hvem der arbejder på hvad, hvornår og hvor lang tid de enkelte opgaver har taget. Det betyder, at ledelsen kan sikre, at de foretagne prioriteringer holder og at man bibeholder det ønskede overordnede fokus i opgaveløsningen.

Medarbejderne har hurtigt set fordelene ved transparensen i systemet: Det er nemt at samarbejde og sparre med hinanden om opgaver og sende opgaver videre på tværs af tidszoner og geografi, fordi al information og historik på opgaverne er lettilgængeligt i Jira.

En sidegevinst er, at projektet har bidraget med læring i forhold til, hvornår det giver mening at implementere nye processer og/eller it-systemer. Alt efter opgavernes og projekternes karakter er implementeringen blevet tilpasset, så den på mest effektiv vis understøtter og faciliterer det daglige arbejde. Et effektivt workflow forudsætter at proces, system og organisering understøtter hinanden, så det samlede resultat er en hjælp for medarbejderne.

De gode resultater fra projektet har givet grobund for at andre afdelinger og funktioner i virksomheden nu er gået i gang med implementering af lignende processer og brug af Jira. Visionen er, at samspil på tværs af afdelinger og opgaver kan bidrage til yderligere effektivitet, overblik og motivation.

kaastrup|andersen stod med ansvaret for design og implementering af løsningen i virksomheden og ledelsen af initiativet. kaastrup|andersen tog også rollen som Lead i området for at sikre, at selve implementeringen forløb så effektivt som muligt og at de nye processer og roller blev forankret, så virksomheden kunne høste gevinsterne.