Digitalisering skaber overblik og besparelser i Supply Chain

Virksomheden har opgaver, hvor transport udgør en stor del af omkostningerne. Når information vedrørende transporten flyttes mellem de relevante parter (interne afdelinger, kunder og leverandører), foregår dette i øjeblikket via Excelark. Det betyder, at al information sendes frem og tilbage i forskellige versioner af Excelarket. Det gør det udfordrende at bevare overblikket og optimere effektiviteten i den enkelte transportopgave, med store omkostninger til følge.

Samtidig er det næsten umuligt at se historikken i de enkelte sager og når historikken mangler, mister virksomheden grundlaget for at estimere fremtidige behov i forbindelse med lignende opgaver. De masterdata, som danner grundlag for beregninger i forbindelse med transportopgaverne, bliver desuden styret og brugt forskelligt i de forskellige enheder og afdelinger i virksomheden. Den uens måde at anvende og behandle data på gør, at transportomkostningerne svinger fra opgave til opgave. De historiske data – som i mange tilfælde er mangelfulde – danner samtidig grundlag for eksempelvis leverandørsammensætning og udvikling af nye produkter. Og når de grundlæggende informationer ikke er valide og fyldestgørende, påvirkes både pris og kvalitet på fremtidige opgaver.

Løsningen på de mange udfordringer med datahåndtering, -behandling og -deling er en centraliseret digitalisering af processen, og etablering af et fælles værktøj til at håndtere opgaverne. I praksis består it-løsningen af en konsolidering af de mange lokale Excelark, der blev brugt til at håndtere opgaverne. Og den konsoliderede løsning løftes til Enterprise-niveau i virksomhedens SAP ERP-system, så alle enheder og afdelinger bruger samme løsning og har adgang til samme data. På masterdata-siden foretages ligeledes en samling og konsolidering af data og ejerskabet af masterdata er nu entydigt defineret og placeret.

Processen for brugen af systemet er også blevet klarlagt og konsolideret, da det er vigtigt, at alle brugere benytter systemet på samme måde, så data og historik har højest mulige kvalitet. Virksomheden har desuden udpeget en procesejer, som har ansvaret for at formidle og sikre korrekt brug af processer og system.

Løsningen er implementeret i en enkelt region, og virksomheden ser allerede resultater i den daglige drift: Ledelsen i den regionale enhed har nu et unikt overblik, der giver mulighed for at træffe velinformerede beslutninger. Udrulningen sker løbende i flere regioner og værdien af løsningen stiger efterhånden som flere og flere enheder og afdelinger får gavn af de data og informationer, som er samlet i systemet. Samtidig er den digitale løsning integreret til andre systemer i organisationen, så andre afdelinger også begynder den digitale rejse. Det skaber bedre overblik og samspil mellem afdelinger.

Digitaliseringen skaber et bedre grundlag for planlægning af opgaver samt bedre prisestimering ved opgavetilbud. Den optimerede håndtering minimerer dagbøder og brandslukningsopgaver, og det afspejles både i regnskabet og i medarbejdernes motivation.

kaastrup|andersen har ansvaret for scoping, it-udvikling, Change Management og at lede projektet fra start til slut og derved sikre, at løsningen fungerer på langt sigt.