Analyse og projektinitiering i en offentlig styrelse

Landbrugsstyrelsen har fire indsatsområder i deres strategi 2022. Et af dem er ’Digitalisering i centrum’, der blandt andet handler om at sætte fokus på at udnytte data og automatisere. Under den overskrift har styrelsen søsat en række forskellige projekter, som skal hjælpe med til at nå målene i strategien. Et af projekterne hedder ’Bedre Data Governance’ og skal danne grundlag for optimering af Business Intelligence. Projektet skal skabe mulighed for, at Styrelsen kan opnå mere værdi af de eksisterende data gennem databerigelse, filtrering og sammenstilling af data. Der er tale om data fra flere forskellige fagområder (for eksempel arealtilskud, projekttilskud, ø-støtte) og systemer. Planen er at skabe et stabilt datamiljø gennem opbygningen af et stagingmiljø. Et stagingmiljø giver mulighed for at data kan beriges og stagingmiljøet kan anvendes direkte til rapporteringsformål. Dataene fra stagingmiljøet stilles til rådighed for Styrelsens Datawarehousesystem (DW) til rapportering. Både fagsystemer, stagingmiljø og DW findes allerede i dag, men ambitionen er at skabe højere effektivitet, mere automatisering og flere muligheder.

Landbrugsstyrelsen bruger en modificeret version af statens it-projektmodel. Her er der blandt andet fokus på at initieringsfasen sikrer en fuld kortlægning og afklaring af behovene. Det er centralt at skabe en klar definition og retning på, hvad løsningen skal indeholde (scope) og hvordan fagsystemerne skal integrere med hinanden i organisationen. Projektmodellen siger, at intet projekt kan initieres, før man har skabt et projektgrundlag. Projektgrundlaget (som er projektets hoveddokument og styringsgrundlag) sikrer, at alle relevante interessenter er enige om centrale elementer i projektet. Det er for eksempel projektets baggrund, formål, ønskede gevinster, økonomi, omfang og organisering. Projektgrundlaget anvendes fra projektets idéfase til afslutningen af projektets gennemførelsesfase og evaluering af projektet.

Styrelsen nedsatte en projektinitieringsgruppe, som bestod af styregruppemedlemmer, projektejer og en række interne interessenter (blandt andet fra drift, DW og IT). Gruppen arbejdede intensivt med at fastlægge og gennemarbejde scope, formål, projektmål etc. og dermed skabe projektgrundlaget på baggrund af projektets indledende idégrundlag. Arbejdet foregik på en række møder og workshops, som sikrede, at alle interesseområder (herunder relationer til fagsystemerne) blev tilgodeset.

Ansvaret for facilitering, organisering og samling af resultaterne lå entydigt hos projektlederen. Især faciliteringen af de enkelte møder og workshops viste sig at være vigtig, så gruppen hele tiden skabte fremdrift og dermed også motivation for videre arbejde. Organisationens store fokus på digitaliseringens vigtighed gjorde desuden, at møderne blev prioriteret højt – og det blev samtidig hurtigt tydeligt for deltagere og interessenter, at alles bidrag var vigtige i forhold til at sikre en høj kvalitet af det kommende system.

Initieringsfasens analyse- og afklaringsarbejde har resulteret i et projektgrundlag med seks helt konkrete projektmål for det endelige projekt:

• En begrebsmodel for de mest anvendte begreber i forhold til rapportering. Udarbejdelse af definitioner på de forskellige begreber som anvendes tværgående i Styrelsen. For eksempel ’hvad er en sag’, ’hvad er en mark’.
• Datamodeller til at skabe overblik over datarelationerne for data i det kommende stagingmiljø. En kortlægning af data som kan effektivisere arbejdet i DW-systemet
• Data dictionary som beskriver metainformationen på de data, der anvendes. Det er informationer som for eksempel type, format, egenskaber, formål format, relationer mv. til andre data etc.
• Procesbeskrivelser af forretningsgange i forhold til for eksempel brug, oprettelse og ændringer af data. En nødvendighed for at sikre, at ændringer i de enkelte fagsystemer afspejles i resten af systemerne samt sikre brugen af modellerne.
• Dataleveranceaftaler med dataejer, så der er enighed om, hvilke data, der skal leveres hvor, hvornår og i hvilken kvalitet
• Opbygning af stagingmiljø, til understøttelse af Datawarehousesystemet for håndtering af udtræk, berigelse og transformation af data fra fagsystemerne.

Medlemmerne i projektinitieringsgruppen er enige om, at arbejdet med at definere af scope, formål og projektmål og samtidig sikre afgrænsning, har været essentielt for at sikre, at det endelige projekt kan levere et godt resultat for både de interne interessenter og samtidig leve op til både nationale og internationale myndigheders rapporteringskrav og –ønsker.

Landbrugsstyrelsen er nu i gang med selve projektet med afsæt i projektgrundlaget. Det forventede resultat af det endelige projekt er, at Landbrugsstyrelsen får skabt en platform til understøttelse af rapportering. Selve værdien af platformsprojektet realiseres gennem andre projekter og områder, der kommer til at gøre brug af rapportering. Platformsprojektet danner således (en del af) grundlaget for at Styrelsen kan nå målene om ’Digitalisering i centrum’, der blandet andet fokuserer på at standardisere og digitalisere kerneprocesserne i styrelsen.

Facts

• Projektgrundlaget skabtes på 7 uger
• 8 personer deltog
• Det samlede projektbudget er 4,7 mio. DKK

kaastrup|andersen stod for facilitering og projektledelse af arbejdet med at skabe projektgrundlaget.