Medarbejderne får fokus på leverancerne og skærer unødig administration væk

Kunden stod med et tidsregistreringssystem, som gennem en lang årrække var blevet udbygget efterhånden som organisationen og forretningen voksede. Udfordringerne lå ikke så meget i selve it-systemet, men i de mange processer, som medarbejderne skulle udføre for at foretage tidsregistreringerne korrekt. Den enkelte medarbejder brugte lang tid på at registrere forbrugt tid – ofte i flere systemer. Det skete for at sikre informationer til brug i rapportering og overholdelse af interne regler og procedurer, for eksempel i forbindelse med afregning mellem afdelinger. Samtidig var oplysningerne fra tidsregistreringen en del af det, der aktiverede omkostninger regnskabsmæssigt i projekterne og den var dermed en dybt integreret del af de finansielle processer.

Virksomheden har et ønske om at forenkle tidsregistreringen, så medarbejderne kan slippe for de besværlige processer og spare tid i forbindelse med tidsregistreringen og fokusere på deres egentlige opgaver og fremdrift. Hidtil bliver al tid forbrugt på projekter registreret af det enkelte projektmedlem efterhånden som timerne bruges. Visionen for det nye setup er, at projektmedlemmerne slipper for registreringen af deres timer. De forbrugte timer i projektet skal registreres på baggrund af estimater og ressource-allokeringer, der foretages af projektlederen i samarbejde med den teknisk ansvarlige og linjelederen.

Den umiddelbare udfordring består derfor i at afdække de mange processer og afhængigheder på tidsregistreringsområdet og designe en løsning, der både dækker rapporteringsbehov, lokale og nationale lovgivninger – og som stadig sikrer en acceptabel grad af præcision.

Projektet gik i gang med afdækningen af de mange afhængigheder, processer, ansvar og roller i forbindelse med tidsregistreringen. Det viste sig at være en yderst kompleks opgave med en stor skare af interessenter og mange forventninger til forskellige former for rapportering med et højt detaljeniveau.

Et af de centrale spørgsmål er, om tidsregistreringerne vil blive retvisende, når man går fra reelt timeforbrug til estimater. Erfaringerne viser, at estimaterne overordnet set (hvis de justeres løbende) er næsten lige så præcise som de reelle tal (afvigelse på 5% i gennemsnit) og det taler for, at tidsforbruget kan registreres på projektniveau og i klumper. Men her opstår yderligere udfordringer: Hvad sker der med afregningen for tidsforbruget i et projekt, der beskæftiger både funktionærlønnede og timelønnede – og hvor projektteamet er ansat i forskellige lande? Det står klart, at tidsforbruget opgjort på personniveau er nødvendigt for at kunne aflønne og for at kunne leve op til forskellige, nationale lovkrav om rapportering til myndighederne.

Den tætte sammenhæng med virksomhedens generelle finansielle processer blev også gransket og kortlagt, så de potentielle konsekvenser af ændringer blev tydelige. Også her stod det klart, at både tidsregistreringsprocesser og -systemer er grundlæggende for virksomhedens drift og vækst, og ledelsens muligheder for overblik, styring og planlægning.

Projektets omfattende afdækningsarbejde har bragt en lang række erkendelser og indsigter, blandt andet en konstatering af, at der i organisationen ikke er nogen reel ’ejer’ af hverken processer eller systemer relateret til tidsregistrering. Dette besværliggør arbejdet yderligere og giver anledning til også at fokusere på ejerskab og beslutningsdygtighed på området i fremtiden.

Virksomheden forventer at nå i mål med visionen om et enklere system, der ikke koster så meget tid. Projektets hidtidige resultater er den omfattende afdækning, der giver basis for at træffe de rette beslutninger om det nye system og de nye processer. Afdækningen danner således grundlag for detailplanlægning af det videre forløb.

Organisationen er bevidst om, at man har igangsat en modenhedsproces, og at det tager tid både at designe de nye processer, men også at ændre interessenternes indstilling til, hvad tidsregistreringssystemets kerneopgave er – og hvorvidt de hidtidige rapporteringer skal forblive uændrede.

Den kulturmæssige forandring er allerede i gang: Visionen om at selvstændiggøre medarbejderne (empowerment), at vise, at man stoler på dem og at de skal arbejde med det, de er ansat til og ikke komplicerede administrative opgaver, har fået god vind hos interessenterne.

Andre funktioner i den store virksomhed ser til fra sidelinjen for at kunne vurdere og opsamle erfaringer til lignende initiativer hos dem selv; der er ingen tvivl om, at virksomheden i fremtiden vil se et skifte i holdningen og praksisserne i forhold til tidsregistrering.

kaastrup|andersen står i spidsen for initiativet og sikrer fremdrift og alignment mellem de mange interessenter.