PLM: Vi kridter banen op

Efter mange års arbejde på flere forskellige PLM-initiativer stod kunden med enorm viden og en masse data, som var spredt på tværs af en række afdelinger og funktioner. Det var svært at se, om arbejdet gik i den rigtige retning, om man besad de rette kompetencer og hvilke skridt, der ville være de mest fornuftige at tage for at sikre effektiv og optimal PLM i virksomheden. Kort sagt var der brug for både en konsolidering, analyse og vurdering af resultaterne af virksomhedens hidtidige arbejde indenfor PLM.

Nogle af de helt konkrete dagligdags udfordringer bestod i, at data ikke bevægede sig effektivt rundt i værdikæden. Det betød, at der kunne gå (for) lang tid med opdateringer af produktdata, blandt andet fordi data håndteres af mange forskellige systemer, overgangsprogrammer og manuelle processer. Medarbejderne oplevede, at tingene gik langsommere og langsommere efterhånden som produktdata blev mere omfattende og komplekse.

Virksomheden bad kaastrup|andersen se nærmere på det samlede billede: Skabe overblik over alt det arbejde, der allerede var gjort i forhold til PLM og foretage en vurdering af retning og kvalitet, herunder også se nærmere på prioritering og scoping af fremtidige PLM-projekter og -initiativer.

Afdækningsarbejdet foregik på tre områder:

• Interviews og workshops med en lang række nøglepersoner, der alle arbejdede intensivt med PLM til daglig og som deltog i de PLM-projekter og initiativer, som virksomheden løbende eksekverede. Virksomhedens leverandør af PLM-systemer deltog også i vidt omfang som sparringspartner og inputgiver
• Gennemgang og analyse af resultater fra tidligere PLM-projekter og -initiativer med fokus på både gevinstrealiseringen af det konkrete projekt/initiativ og, ikke mindst, dets rolle i det samlede billede af arbejdet med PLM
• Indsamling af viden af mere generel karakter, både skreven litteratur, men i høj grad erfaringer fra andre, større virksomheder, der også har fokus på PLM. Her blev virksomhedens interne viden og hidtidige arbejde sat i relation til ’verden udenfor’, blandt andet gennem sparring og deling af erfaringer fra en anden stor dansk virksomhed, både på skrift og i workshop-sessioner med deltagere fra virksomheden

De tre områder i afdækningen dannede grundlag for en samlet og tilbundsgående analyse af både initiativer og resultater. Analysen gav et struktureret og håndgribeligt overblik, men den helt store værdi opstod gennem selve processen i afdækningsarbejdet. Her foregik arbejdet med at afstemme forventningerne til PLM i virksomheden mellem de mange interessenter og grundlaget for en overordnet fælles vision blev skabt. Visionen er helt central for, at et så tværgående element som PLM kan bringe værdi til virksomheden – og give mening for den enkelte medarbejder. Visionen sætter samtidig rammerne for, hvordan arbejdet med PLM planlægges, balanceres og styres, så målene nås.

Projektet arbejdede også med at etablere et overblik over de mange gevinster, der potentielt set kan høstes ved PLM. Gevinstpotentialet indgår også i den overordnede vision og fælles forståelse, så der er vished for, at alle interessenter arbejder i samme retning og med samme mål.

Det endelige produkt fra kaastrup|andersen bestod af:

• Analyserapport med interne og eksterne data samt en række strategiske anbefalinger
• En præsentation med anbefalinger til fem konkrete initiativer, som er umiddelbart eksekverbare og som sikrer, at virksomheden hurtigt og effektivt kan komme videre i den rigtige retning med PLM-arbejdet
• En fælles end-to-end forståelse af PLM i virksomheden
• Grundlaget for en fælles vision, strategi og målsætning for området i alle lag af organisationen

Det står endvidere klart for virksomheden, at organisationen allerede nu besidder al den nødvendige viden til at tage de kommende skridt på PLM-området; og at et centralt element i at udnytte denne viden optimalt er at styrke samarbejdet mellem afdelinger og funktioner yderligere. Én af deltagerne i en workshop satte ord på, hvad virksomheden har haft for lidt af i det hidtidige arbejde: ’Vi har aldrig siddet sammen før og diskuteret disse problemstillinger’: Product Lifecycle Management er en tværgående disciplin, som kræver en samlet, fælles indsats fra hele organisationen.

Næste skridt for virksomheden er igangsætning af de fem konkrete initiativer, der blandt andet omfatter etablering af et PLM Excellence Center, der forankrer al viden om og arbejde med PLM internt. Et af de andre initiativer handler om at designe og eksekvere et ’Proof of Concept’, hvor data om et enkelt nyt produkt håndteres gennem hele produktets livscyklus i de PLM systemer, som virksomheden vil komme til at benytte i sine PLM-processer i fremtiden.