Fra dønning til balance i supply chainen

Kunden oplevede store sæsonbetonede udsving i Supply Chain og det skabte problemer og dønninger i mange andre dele af værdikæden. Kundens leveringsevne var udfordret, og der var et klart behov for at ændre de eksisterende workflows og systemer og samtidig se nærmere på organisationen omkring Supply Chain-området. Ubalancerne var tydelige, men det var ikke klart, hvorfor de opstod, og man kunne ikke pege entydigt på en central grund til udfordringerne. Kunden havde store mængder af data, som kunne sige noget om de forskellige omstændigheder i området, men det var svært at få overblik over relevans og indbyrdes afhængigheder i de mange informationer.

Udfordringerne bestod blandt andet i:

• At skabe retvisende og holdbare forecasts
• At navigere i et marked med store sæsonudsving
• Et krævende og omskifteligt marked
• En svingende kvalitet i leverancerne

Med udgangspunkt i eksisterende data blev hele området analyseret via SixSigma principper. Det var således ikke kun det ubalancerede Supply Chain område, der kom under luppen, men også for eksempel de processer, der undervejs havde indflydelse på leverandørernes ydeevne. Et eksempel er, at der kom fokus på, at nogle leverandører fik dårlige vurderinger. Det viste sig, at en af grundene til dårlige vurderinger var, at leverandørerne blev ramt af kundedrevne ændringer i det overordnede design af de produkter, som de skulle levere komponenter til. Ved at ændre sine produkter og ikke informere leverandørerne i god tid, skabte virksomheden selv således urimelige vilkår for leverandørerne.

Der var således tale om en ’root cause’ analyse, som resulterede i et overordnet overblik over de områder, som havde indflydelse på – og var med til at skabe – udfordringerne Det stod klart, at det var nødvendigt at træde et skridt tilbage og skabe overordnet planlægning på tværs af områderne inden den detaljerede og mere specifikke planlægning kunne foretages i de enkelte områder. De overordnede forbindelser og afhængigheder skal være kortlagt og erkendt for at sikre processernes holdbarhed.

At skabe et overordnet perspektiv og en fælles retning kræver noget af organisationen. Det handler om samarbejde på tværs af organisatoriske enheder, og der kan let gå politik i arbejdet. Når der er politiske (og nogle gange personlige) hensyn i spil kan det ske, at der tages hensyn, som ikke har med objektive faktorer at gøre – og analyse og overblik kan komme til at mangle nogle elementer. Den fulde værdi opnås først, når alle involverede tager ansvar, lægger kortene på bordet og lever op til de aftalte spilleregler. I den konkrete case blev det blandt andet afdækket, at nogle af udfordringerne opstod, fordi en af de interne afdelinger ofte leverede med forsinkelse og det lagde stort pres på resten af kæden. Synliggørelsen af dette betyder, at virksomheden nu arbejder målrettet på at bedre samarbejde og samspil mellem de involverede afdelinger.

Overblikket og perspektiverne på udfordringerne i Supply Chain-området har peget på en række tiltag til effektivisering af Supply Chain-workflowet. To centrale elementer er 1. en række tydeligt beskrevne konkrete handlinger i forhold til leverandørerne og 2. en plan for etablering af nye processer for samarbejde mellem afdelingerne. Virksomheden er ikke i mål med udfordringerne, men analysen, overblikket og de konkrete planer gør, at alle de involverede parter har et klart billede af retning og mål og er motiverede for at skabe og drive de forandringer, der skal til for at effektivisere og optimere Supply Chain-processerne i virksomheden.