Stop ventetiden!

Har du kigget på, hvor meget spildtid – og dermed stilstand – der opstår i jeres projekter? Og gør du noget for at reducere det? Grib til handling og stop den unyttige ventetid i dine projekter!

I denne serie på 5 artikler har vi kigget nærmere på ventetider og hvor og hvordan de opstår i teknologiske projekter. De helt overordnede konklusioner kan sammenfattes således:

• Ventetider skyldes ofte manglende adgang til og handling fra styregruppens side
• 90% af alle ikke forventede ventetider skyldes menneskelige forhold og 10% tekniske fejl
• 48% af alle ikke forventede ventetider opstår i Development-fasen og kun 26% i hver af de to andre faser (Business Case og Test)

Og hvad kan vi så gøre?

De to første, overordnede konklusioner peger på, at projektorganisationen bør arbejde med måden, hvorpå styregruppen fungerer. Start med at stille følgende spørgsmål:

• Har vi den rette bemanding i styregruppen, så den er beslutningsdygtig?  Læs eventuelt mere i vores artikel ’Styregrupper – et fælles projekt’
• Er medlemmerne i styregruppen bekendte med – og bevidste om – deres rolle og funktion i styregruppen?
• Er styregruppearbejdet tilstrækkelig højt prioriteret i medlemmernes kalendere?
• Er styregruppen synlig for projektleder og -gruppe i det daglige projektarbejde?
• Er der en klar og tydelig grænse imellem projektlederens beslutningsrum og styregruppens beslutningsrum? Og bliver beslutningsrummene udnyttet?

Spørgsmålene kan være med til at mindske de ventetider, der opstår i forbindelse med manglende adgang til og handling fra styregruppens side – og taler til konklusionen om, at langt de fleste ventetider skyldes menneskelige forhold i projektorganisationen.

Konklusionen om, at ventetiderne oftest opstår i Development-fasen, hænger tæt sammen med den type opgaver, der ligger her. Opgaverne er ofte svære at estimere og der er mange ubekendte i spil, når man arbejder med selve det at skabe teknologien i projektet. Ventetiderne kan angribes ved at arbejde med nedbrydning af opgaver og ved i høj grad at læne sig op ad erfaringer fra tidligere projekter.

Vent ikke længere!

Der er lang vej til helt at fjerne ventetider, men der er god mulighed for at minimere dem – og særligt, når vi begynder at forstå dem. Resultaterne af ventetidsundersøgelsen peger meget tydeligt på, at minimering af ventetider bedst kan ske ved, at den enkelte organisation tager luppen frem og kigger nærmere på organisering, roller og ansvar. På et helt overordnet plan kan organisationen stille skarpt på virksomhedens strategi og spørge sig selv:

• Hvis ’time to market’ er vigtig, hvorfor er det så acceptabelt, at vi oplever lange ikkeforventede ventetider i forhold til beslutningstagning?
• Hvorfor kan det accepteres at aflyse allerede arrangerede møder (for eksempel gate-review), når dette afføder ikke forventede ventetider, som igen medfører forsinkelser og øgede omkostninger for det enkelte projekt?

kaastrup|andersen fortsætter undersøgelserne af ventetider og er i gang med indsamling af data, der vil kaste endnu mere lys over problematikken og give os yderligere grundlag for at imødegå, minimere og måske endda fjerne ventetiderne.