Agil håndtering af aktiviteter, der står i kø
Attendo nåede flot i mål med åbningen af Attendo Lærkevej Plejecenter. Centeret er nu i fuld drift med trygge og moderne rammer for beboerne.
Attendo Lærkevej Plejecenter er Danmarks første private friplejehjem og åbnede dørene for de første beboere i juni 2019. Forud for åbningen lå et stort stykke arbejde med en mængde mangeartede opgaver og aktiviteter, som blev varetaget af projektgruppen, der benyttede agile metoder til at holde overblik, prioritere og sikre både kvalitet og løbende fremdrift. Projektet er efterfølgende gået ind i fase 2, der blandt andet omfatter eksekvering af den markedsføringsplan, som kaastrup|andersen udarbejdede efter åbningen af plejecenteret.
Vil du vide mere?
Tak for din henvendelse
Vi vender tilbage til dig hurtigst muligt.
Udfordring
Attendo havde fastsat en åbningsdato for deres nyeste plejecenter i Frederikssund, Lærkevej Plejecenter og det var vigtigt, at åbningen kunne foregå planmæssigt og med en høj kvalitet og tryghed for de kommende beboere. Det stod dog klart, at der var en stor mængde opgaver, der skulle løses inden åbningen, både i forhold til sikring af den faglige kvalitet, IT, byggeri, administration, økonomi mv. Opgaverne, store som små, skulle identificeres, vurderes og håndteres.
Attendo valgte at kontakte kaastrup|andersen for at få tilknyttet en projektleder til at styre, lede og tage tydeligt ansvar for fuldførelsen af projektet. Projektlederens opgave var således at skabe en projektplan, og holde overblik over de mange opgaver og aktiviteter for at sikre en tilfredsstillende åbning af plejehjemmet til den aftalte dato. Den overordnede målsætning var, at både den faglige og praktiske kvalitet var i orden, så man på bedste vis, fra første dag, ville være i stand til at tage vare på de ældre på betryggende vis.
Løsning
Projektlederen lagde ud med at skabe en struktureret projektplan med nedbrydning i forskellige faser og et overblik over de overordnede initiativer i hver enkelt fase. Projektlederen valgte en agil tilgang i projektet og etablerede faste morgenmøder for projektgruppens medlemmer. På morgenmøderne blev dagens opgaver listet og fordelt og medlemmerne i projektgruppen hjalp hinanden, når der opstod udfordringer. Projektet benyttede samtidig en fysisk tavle, hvor opgaverne kunne flyttes fra en status til en anden. Tavlen bidrog til at sikre overblikket og den visuelle og håndgribelige visning gav en stærk motivation til hele projektgruppen.
Antallet af store og små opgaver var overvældende: Der var hele tiden omkring 50-100 åbne aktiviteter i projektet, som dækkede alt fra udarbejdelse af faglige instrukser til implementering af forskellige IT- administrationssystemer til fx håndtering af persondata (herunder efterlevelse af GDPR-krav), ansættelse af personale til plejehjemmet mv. Og undervejs dukkede kontinuerligt uforudsete opgaver op, som for eksempel da man undervejs blev inspireret til etablering af et velværerum!
I kølvandet på projektafslutningen valgte plejehjemmets ledelse at bede kaastrup|andersen om at udarbejde en markedsføringsplan for at sikre en høj belægning af lejlighederne. Markedsføringsplanen blev udarbejdet via vidensindsamling og workshops. Den udmøntede sig blandt andet i en liste af konkrete, prioriterede aktiviteter, organiseret i et årshjul, som dermed indgår i en fase 2 af projektet.
Resultat
De mange opgaver blev løst og plejehjemmet tog imod de første beboere som planlagt. Både bygninger og personale var klar til åbning og indflytning, så de nye beboere blev modtaget på betryggende vis. På de interne linjer har projektgruppen høstet gode erfaringer med både de agile morgenmøder og den visuelle opgavestyring på tavlen og arbejder fortsat ved hjælp af disse metoder i projektets fase 2, der netop er igangsat. Fase 2 drives af plejehjemmets daglige ledelse og skal kvalitetssikre processer, arbejdsgange og drift samt implementere aktiviteterne fra markedsføringsplanen for at understøtte en tilfredsstillende belægningsgrad på plejehjemmet.
|
kaastrup|andersen stod for projektledelsen af projektet samt udarbejdelse af markedsføringsplanen.
Vil du vide mere?
Tak for din henvendelse
Vi vender tilbage til dig hurtigst muligt.