Gevinstrealisering - hvordan gør vi det?

Som beskrevet i vores tidligere artikel starter arbejdet med gevinstrealiseringen allerede i idéfasen, inden et projekt eller initiativ er initieret.

I en traditionel tilgang til projektledelse kan gevinstrealiseringsprocessen deles op i tre:

1. Identificer. For at kunne identificere de potentielle gevinster skal begrundelsen og målet for projektet eller initiativet være klart og tydeligt. Herefter bliver det muligt at identificere både gevinster, forandringer og leverancer, der er nødvendige for at nå det ønskede mål. For hver enkelt gevinst skal beskrives, hvem der får gavn af den, hvordan den kan måles, og hvornår det giver mening at måle den. Hver enkelt gevinst bør knyttes sammen med beskrivelser af de eventuelle forandringer, der er nødvendige for at opnå gevinsten. Hen ad vejen kan der også opstå muligheder for nye gevinster, som påvirker business casen, så det er vigtigt løbende at afsøge hele projektets indflydelsesområde. Det er helt centralt, at der samtidig identificeres en gevinstejer, som er ansvarlig for realiseringen af den enkelte gevinst. I denne del af processen udarbejdes også en gevinstrealiseringsplan.
2. Realiser. Gevinstrealiseringsplanen danner udgangspunkt for arbejdet med realiseringen. I denne del af processen står det klart, om ansvar og roller er tydeligt placeret og om de involverede tager opgaven på sig. En del af gevinstrealiseringen sker undervejs i projektet og en del sker efter projektets afslutning. Det skal fremgå af gevinstrealiseringsplanen hvornår og hvor de forskellige gevinster skal realiseres. Undervejs i realiseringen monitoreres, vurderes og måles for at sikre, at gevinsterne lever op til det forventede.
3. Vedligehold. Mange typer gevinster kræver vedligehold, for eksempel, når der er tale om adfærdsændringer. Det er centralt at arbejde med forandringsledelse og sikre, at de gevinster, der kan opnås ved blivende forandringer, også realiseres og bliver en del af dagligdagen.

Gennem hele forløbet er det nødvendigt at monitorere, justere og vurdere, om realiseringen er realistisk og følger planen. Hvis gevinstrealiseringen ikke ser ud til at kunne komme i mål og det ikke lader sig gøre at justere på projektet, så bør konsekvensen være, at projektet lukkes – hvis det vel at mærke ikke allerede er afsluttet og det er de langsigtede gevinster, der udebliver. I så fald bør man se nærmere på, hvordan udsigterne for realiseringen så ud gennem projektets levetid. Det kan være, at det giver anledning til at projektmodellen ændres, for eksempel ved at indføre obligatoriske milepæle, hvor gevinstrealiseringen vurderes og evalueres.

I den agile tilgang er punkterne ligeledes centrale, men alt afhængig af graden af agilitet i organisationen vil for eksempel gevinstrealiseringsplanen være mere eller mindre relevant. Vigtigst er det, at alle, der arbejder med projektet, har et klart og tydeligt billede af, hvilke gevinster der prioriteres og arbejdes på, hvad det endelige mål er og, ikke mindst, hvor ansvaret for realiseringen og vedligeholdet ligger.

Konkrete værktøjer til støtte i gevinstrealiseringen

Der er mange bud på, hvordan arbejdet med gevinstrealisering kan støttes og udføres. Valget af værktøjer hænger i høj grad sammen med organisationens tilgang til projektledelse, det enkelte projekt og de rammer det er givet. Og når man vælger sine værktøjer, så er det centralt, at der er tilslutning til arbejdet i resten af (projekt)organisationen: Det giver ikke mening, at projektlederen, Product Owner eller andre sidder alene og forsøger at identificere og vurdere gevinster. Alle interessenter skal på banen, både i forhold til det indledende arbejde, men også for at tage ansvar for selve realiseringen. Listen nedenfor skal ses som en række eksempler til inspiration.

• Et gevinstdiagram for hele projektet. Diagrammet er en oversigt, der viser, hvordan de enkelte leverancer skaber de forskellige gevinster. Kan med fordel tegnes op grafisk, så de enkelte elementer er forbundet med streger eller pile. Gevinstdiagrammet er dynamisk og skal revideres gennem hele projektforløbet.
• Gevinstbeskrivelser. Hver enkelt gevinst beskrives i et struktureret format, så det er tydeligt, hvad gevinsten er, hvem, der får fordel af den, hvordan den hænger sammen med den overordnede strategi, hvornår den forventes realiseret, hvordan den måles og hvem der ejer gevinsten.
• Gevinstoversigt, der i en kort form giver et overblik over alle gevinster og fastlægger ansvaret for hver gevinst. I en agil tilgang kan det give mening at prioritere denne liste, så den indgår i Product Backlog.
• Gevinstrealiseringsplan, som tydeligt klarlægger hvordan og hvornår de forskellige gevinster realiseres. Planen er dynamisk og skal revurderes og justeres gennem hele projektforløbet (og efterfølgende). Gevinstrealiseringsplanen kan bygges ind i selve projektplanen.
• Struktureret beskrivelse af efterfølgende (efter selve projektets afslutning) implementeringsaktiviteter, som den modtagende organisation forpligter sig til at udføre for at sikre, at de beskrevne gevinster realiseres.

For alle værktøjerne er det vigtigt, at dokumentationen skabes som en del af projektgrundlaget, genbesøges løbende, og fungerer som en del af beslutningsgrundlaget i projektet.

Vores erfaringer viser, at den bedste måde at arbejde med for eksempel gevinstdiagrammer, beskrivelser og oversigter er ved at afholde workshops, som sikrer, at de rette personer bliver inddraget. Optimalt set arbejder deltagerne på workshops’ene både med identificering og placering af ejerskab af gevinsterne, men også med at skrive selve dokumentationen. En kraftig involvering i produktionen af den grundlæggende dokumentation skaber ejerskab og forpligtelse hos deltagerne og kan bidrage til, at gevinstrealiseringen bliver en integreret del af projektet og forretningen. Det er et tæt og forpligtende samarbejde mellem projektejer, gevinstejere og projektlederen, der er med til at sikre, at gevinster bliver realiseret.

Har du fået inspiration til dit arbejde med gevinstrealisering? Vi vil gerne høre fra dig, hvis du har lyst til at dele dine erfaringer og tanker – eller har brug for en saltvandsindsprøjtning til at skabe fremdrift og værdi i dine projekter og initiativer. Vi byder på en kop kaffe og en uforpligtende snak om dine udfordringer.