Data og skift af ERP-system

• Skab et overblik over dine data i form af databaser, datatabeller, dataentiteter, datatyper (eks. enums) m.v.
• Udvælg de relevante datatabeller og datafelter til brug for migreringen
• Udvælg de relevante rækker fra centrale tabeller som
  • Masterdata (eksempler)
    • Kunder
    • Leverandører
    • Produkter
    • Intrastatkoder
    • Styklister
    • Ruter
    • Ressourcer
    • Lagersteder
    • Lokationer
    • Projekter
    • Kontoplaner
    • Tegninger
    • Dokumenter
    • Andet

• Operationelle data (eksempler)
  • Åbne ordrer (indkøb, produktion og salg)
  • Åbne finansposter
  • Historiske data
  • Åbningsbalancer
  • Andet
  • Setup data (eksempler)
    • Produkthierarkier
    • Produktklasser
    • Projektopsætning
    • Betalingsmetoder og -vilkår
    • Kundetyper og -grupper
    • Momsopsætning
    • Økonomiske dimensioner
    • Andet

• Profiler dine data, dvs. undersøg og forstå dine data samt stil en række relevante spørgsmål som eks.
  • Hvordan ser data ud?
    • Hvordan er data beskrevet (hvis de er)
    • Numeriske eller alfanumeriske værdier
    • Feltlængder
    • Antal betydende cifre og/eller decimaler
    • Sprog (dansk, engelsk eller et tredje sprog)?
    • Indgår der forkortelser?
    • Indgår der specialtegn?
    • Er værdien en reference til et felt i anden tabel?
    • Er referencen relevant, og i så fald, hvad er værdien?
  • Rens dine data, dvs. undersøg om dine data har det rigtige format og er konsistente, eks.
    • Fjern data, du ikke længere bruger
    • Fjern data, du ikke forventer at skulle bruge fremadrettet
    • Ret data til, så de har den korrekte (læs: ønskede) struktur og format
      • er konsistente
      • er utvetydige

• Valider dine data, dvs. undersøg om dine data er valide og konsistente, eks.
  • Er der tomme værdier? Er det en valid værdi? Og hvis ikke, hvad skal værdien så være?
  • Er der værdier, som ikke giver mening rent forretningsmæssigt (længere)? Find ud af, om du kan slette data eller erstatte data med andre dataelementer eller -værdier?
• Er der logiske felter (0/1), og hvad repræsenterer de?
• Komplementer data
  • Der sker som regel det, at det nye system kan mere end det nuværende system, dvs.
    • har flere forretningsfunktioner
    • har flere transaktionstyper
    • understøtter flere arbejdsprocesser
    • hjælper dig med at overholde mere/ny lovgivning
    • hjælper dig med at dokumentere dit arbejde
    • hjælper dig med at være/blive ”compliant”
    • hjælper dig med din ”data governance” (læs: at holde styr på dine data)
    • og det kræver flere data og andre data, end dit nuværende system

• Migrer data
  • Hvis der skal ske mere end blot en konvertering af data til, giver det mening at sætte en proces op for komplementering og migrering af data. Du har måske allerede har været i gang med at trække dine nuværende data ud med brug af SQL til dataprofileringen? SQL’en har den fordel, at den kan køre igen og igen i takt med, at du bliver klogere på din egen forretning, dit nye system og de nye forretningsmuligheder
  • Hvis du f.eks. har besluttet dig for at ændre din måde at arbejde med dine projekter, dit salg eller dine produkter, så giver det god mening at lade SQL’en håndtere alle de nye regler, der skal bruges til at transformere dine projekter, dit salg eller dine produkter. Du kigger måske ind i mere komplekse projekter, nye salgskanaler og flere produktattributter, og det kræver alt andet lige flere data, og de data findes ikke i dit nuværende system
  • Det kan også være, at datastrukturen for f.eks. dine produkter, er (væsentlig) anderledes i det nye system. Det skyldes måske, at det nye system understøtter arbejdsprocesser både i virksomheden og udenfor virksomheden, at det nye system integrerer med andre systemer, du skal i gang med at bruge, eller at du har valgt, at dine produkter skal indgå i den grønne omstilling, som stiller ganske bestemt datakrav

• Kvalitetssikr data
  • Når du har gennemført din første datamigrering, og har læst de transformerede data ind i dit nye ERP-system, er du klar til at afprøve data
  • Den første test, du kan vælge at gennemføre for dine data, er en visuel inspektion, dvs. du vælger nogle dataområder og -eksempler ud, og vurderer, om data ser ud, som du forventer
  • Hvis den visuelle inspektion går godt, kan du begynde at teste, om data fungerer som forventet. Her gælder det om at have/lave en plan for testen med tilhørende testcases, så testen kan gentages i forbindelse med den næste migrering

Det er klart, at den nævnte test indeholder flere usikkerhedsfaktorer, hvorfor det er vigtigt, at du tester dit nye ERP-system med både nye data (oprettet i dit nye system) og migrerede data. Det kan jo f.eks. vise sig, at de migrerede data har de korrekte egenskaber i den rette kvalitet, men systemet ikke processerer (læs: behandler data), som det skal (læs: en konfigurationsfejl